DSGVO – die Zweite

Über die neuen Datenschutz-Regelungen, die ab Mai 2018 EU-weit reformiert wurden, haben wir bereits berichtet und als erste Aufgabe die Bestandsaufnahme angeregt.  Hausaufgabe erledigt? Hier eine kleine Kontrollfrage: Sollten alle wichtigen Mitarbeiter gleichzeitig ausfallen – könnten gute Leute aus der Branche den Betrieb anhand der Liste aller Prozesse wieder aufnehmen?

Schritt zwei: Machen wir ein „Betriebshandbuch“ aus der Liste

Was tun wir nun mit dieser Liste? Zunächst bringen wir sie in eine Form, die es uns erlaubt damit über eine lange Zeit -also eigentlich für immer- zu arbeiten. Eine Tabelle in Excel wäre eine einfache Möglichkeit, abgespeichert mit einem Versionsdatum oder einer Nummer, z.B. prozesse_0218.xls . Die DSGVO verlangt ein vollständiges und laufend gepflegtes Dokument – so wird das glaubhaft. Das ist aber nicht nur Bürokratie – mit Dokumenten, die den Stand der internen Abläufe zu einem Termin in der Vergangenheit zeigen können, wird es möglich Fehler zu finden – oder auch den Grund für eine Datenpanne zu analysieren.

Bisher haben wir ja nur eine Liste der Prozesse im Unternehmen – ein „Betriebhandbuch“ ist natürlich umfassender, es soll auch im Detail über alle Abläufe informiereren – das ist mehr als bei der DSGVO gefordert. Aber da es ja ein „lebendes“ Dokument ist, muss es ja auch nicht gleich komplett sein. Für unsere Zwecke sind diese Dinge zu jedem Prozess aus der Liste wichtig:

  • Wer ist der Verantwortliche? Hier sollte eine Rollenbezeichnung  stehen, Herr Müller könnte ja mal das Unternehmen verlassen und durch Frau Schulze ersetzt werden – oder Herr Müller und Frau Meier teilen sich den Job.
  • Berührt dieser Prozess Dinge, die die DSVGO regeln will? Also: Fallen beim Ablauf des Prozesses  Informationen über Personen (Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten) ? Also mehr als Name oder Rollenbezeichnung?

Damit ergibt sich schon: Es braucht auch eine Tabelle, wo die echten Personen den Rollen zugeordnet werden. Hier einige Ideen für „Rollen“:  Lieferant, Chef-Einkäufer, Packer, Chef, Steuerberater, etc.

Das ist also die Hausaufgabe bis zum März: Das Dokument und die Abläufe so einrichten, das Änderungen jederzeit einfach und schmerzarm eingepflegt werden können – sei es ein Mitarbeiterwechsel, ein neuer Lieferant oder der verbesserter Packablauf oder Backup-Ablauf.

Mindestens so einfach wie

  1. Dokument rausholen
  2. Änderung reinschreiben
  3. unter neuem Datum bzw. neuer Version (mit Datum) abspeichern

Das Ganze ist übrigens auch ein Prozess in unserer Liste…

Disclaimer: Wir können und wollen hier keine Rechtsberatung sein – dies ist lediglich unsere nach Bestem Wissen geschilderte Vorgehensweise.

zum Teil 3

Email Marketing mit dem PCG

Emails sind ein besonders wichtiger Teil des Marketingkonzeptes für Betriebe, die sich online präsentieren oder verkaufen möchten. Es gibt viele Argumente in diese Form Marketing zu investieren:

  • Wir können personalisiert ansprechen und so für höhere Klickraten sorgen.
  • Höhere Klickraten vergrößern die Chance, dass Produkte des Betriebes im Warenkorb landen und  InteressentIn zu Kunde bzw. Kundin wird.
  • Die Mail erscheint im Design der Website, denn sie basiert auf einer HTML Vorlage.
  • Wir erfahren mehr über die Wirksamkeit von anlassbezogenen Mails wie Einladungen zu Hoffesten oder Liefertagsverschiebungen.

Wer alles an einem Projekt zum Email Marketing im und außerhalb eines Betriebes beteiligt ist, verdeutlicht folgendes 90 Sekunden  Video. 
Das Video ist ohne Ton. Mit Klick auf das Symbol rechts unten im Videofenster kann auf Vollbild geschaltet werden.

Ansprechpartner für ein Email Marketing Projekt in Eurem Betrieb findet Ihr hier: kontakt(at)pcgteam(.)eu.

Großes PCG Anwendertreffen 2018

Viele neue und junge PCG NutzerInnen folgten unserer Einladung nach Schmerlenbach bei Aschaffenburg zum Anwendertreffen 2018. Zusammen mit vielen bekannten Gesichtern und einem Großteil des PCG Teams waren knapp 60 Leute von 32 Betrieben versammelt.

Begonnen haben wir mit der Vorstellung von verschiedenen Dienstleistungs-Paketen die wir für die PCG-Anwender als nützlich sehen – von einer Beratung bzgl. des Einsatzes der Warenwirtschaft (Charly), über das neue Backup oder Hilfestellung beim Umsetzen einer einheitlichen Email-Kommunikation (Bob).  Nach einer Auflockerung mit der Vorstellung des Chat-Systems stellte Hanno unser neues Dokumentationssystem vor. Inhaltlich ging es natürlich viel um den neuen Shop – was kann man damit tun, was gibt es alles einzustellen? Wir haben dies bei einem „Streifzug“ durch die Bausteine des neuen Systems gezeigt. Konzipiert als offenes System, werden noch in 2018 einige Angebote speziell zur Implementation der Online-Shops hinzukommen. Leon, vielen bekannt als Gesicht hinter der Driver-App hat eine Idee dazu vorgestellt – spannend! Die Nutzer des neuen Shops haben spontan noch eine eigene kleine Sitzung einberufen – und gute Ideen entwickelt.

Wie immer stellten Erhard, Markus, Sandra und Hanno Neues aus dem PCG vor. Ralph zeigte -mit samt aller Hardware!- wie ein Telefonsystem mit dem PCG verbunden wird.

Jeden Abend ging es in der Bar weiter (ein neuer Raum im Klostergebäude!), denn es gab und gibt innerhalb der Nutzergemeinschaft immer viel auszutauschen.

Wir bleiben bei dem Konzept: ein Anwendertreffen im Herbst an einem Freitag und Samstag in Deutschlands Mitte (Kassel), und ein Anwendertreffen im Januar/Februar von Mittwoch bis Freitag in Schmerlenbach bei Aschaffenburg. Meldet Euch wieder an, immer 4 – 6 Wochen vor dem Termin, bitte bei Sandra!

Packen … Updates des Packstellen-Moduls

Da sind wir Profis: Alle (Bio-)Weihnachtsmänner benutzen schließlich unsere Packstelle. Und es gab rechtzeitig vor Weihnachten einige kleinere Änderungen, u.a. können Artikel nun auch noch „last minute“ verschoben werden.

Übrigens: Mit der PCG-Packstelle kann man viele Lieferungen artikelbezogen oder kundenbezogen packen. Dabei gibt es eine Vielzahl von Funktionen, z.B. zur Abarbeitung in bestimmter Reihenfolge, zur Auswahl von Ersatzartikeln oder zur Aufteilung des Vorganges auf verschiedene Packplätze – hier kann sogar der Fahrer (der Weihnachtsmann?) mit einbezogen werden.

Hier noch mehr zu den Funktionen

  • optionale  Aufteilung der Artikel auf verschiedene Packstationen (Rollband o.a.),
    vom Fahrer zu packende Artikel müssen nicht einzeln vom Packer bestätigt werden
  • Packreihenfolge lässt sich pflegen (von schwer nach leicht, zudem ggf. inhaltlich)
  • ausgefeilte kunden-, auftrags-, packstellen-, artikel- oder bestellpositionsbezogene Hinweistexte und Notizen
  • automatische Gewichtsübernahme von ggf. angeschlossener Waage
  • Über- und Unterwiegungskontrolle, Bestell- und Istwert bleiben ständig im Blick
  • mit Waagenanbindung auch Kontrolle der Stückmenge bei Nicht-Wiegeartikeln („hey, der Kunde will ZWEI Kohlrabi, ich habe bei diesem Stückartikel aber eine Gewichtsveränderung registriert, die selbst mit prozentualer Abweichung typisch für EINEN ist – kann es sein, dass du gepennt hast??“)
  • für gewogene Artikel kann eine geschätzte Stückmenge vorgeschlagen werden
  • immer sichtbar, ob der Artikel aus einem Sortiment stammt oder frei bestellt wurde
    bzw. ob der Aboauftrag vom Kunden gesehen/bearbeitet wurde -> Entscheidung, ob ggf. ersetzt werden darf
  • bei Ersatz Zugriff auf Abos, Abneigungen und Vorlieben, ggf. automatisch passende Auswahl passender Ersatzartikel
  • Restbedarf: Wie viel wird ab jetzt noch wovon gebraucht?
  • Automatische Ersatzfunktionen: Artikel A alle: bitte bei allen folgenden automatisch auf ’nicht lieferbar‘ setzen (oder ersetzen oder auch Nachpack), damit das nicht jedes Mal manuell passieren muss
  • ggf. automatischer Artikelpfand, ggf. automatische Kistenpfandabrechnung
  • gesammelte Erzeugung und ggf. Ausgabe (gedruckt/gemailt) der Lieferscheine und ggf. Rechnungen
  • Rezepte: je nach Einstellung in Bestandteile auflösen oder reinschauen
  • Natürlich sind verschiedene Waagensystemen anbindbar – gerade sind wieder neue Modelle hinzugekommen. Die Markierung der Pakete kann mit Barcode-Scanner oder RFID erfolgen.

Kleines PCG Anwendertreffen im November 2017

Geplant war es als kleines Treffen in Fulda, um denjenigen entgegenzukommen, die den Austausch unter PCG-Nutzern und Nutzerinnen eher an einem Wochenende suchen. Bei knapp 40 Teilnehmenden war zahlenmäßig wirklich nicht viel Unterschied zu den sonst üblichen Anwendertreffen im Februar, die wir nach wie vor mitten in der Woche veranstalten (bitte vormerken: vom 31.01.-02.02.2018, wieder in Schmerlenbach bei Aschaffenburg).

Drei neue Betriebe konnten wir in der PCG-Nutzergemeinschaft begrüßen!

Inhaltlich ging es in Fulda um die neuen Entwicklungen im PCG und im Shop. Ausführlich wurden das neue Shop System 2016, der Live-Chat und die Möglichkeiten des Email-Marketings mit dem PCG  besprochen.

Tracking

Tracken ohne Ausspähen!

Im Nachgang des Umbaus auf das neue Shopsystem 2016 ist auch die Tracking-Funktion überarbeitet worden. Tracking bedeutet bei uns zum einen die Sitzungsmitschrift eines Kunden, aber auch die eingebaute Statistik über alle Kunden und Besucher. Es wird nun optional auch Google Analytics (GA) mit Daten gespeist – aber so, dass Kunden nicht ausgespäht werden!

Technisch erfolgt dies nämlich nicht direkt vom Browser des Kunden aus – damit schützen wir den Kunden sozusagen vor übereifrigen Werbetreibenden (inkl. Google selber). Die Datenweitergabe erfolgt – bereits bei uns anonymisiert – von unseren Servern aus.

In GA sind Seitenabrufe (nun je nach Artikel oder Warengruppe!) und Ereignisse (Bestellungen, Email-Aktionen und sogar Auslieferungen der Fahrer) einsehbar. Auch die Öffnungen der Serienmails werden erfasst!

Einzuschalten ist das Ganze unter Einstellungen > Tracking im Admin-Bereich des Shops. Ab Oktober wird das Modul abgerechnet, also bis dahin: Ausprobieren!

Natürlich können auch weiterhin eigene Tracking Systeme eingebunden werden. An allen relevanten Stellen im Shop kann dazu relevanter Code hinterlegt werden.

Trustpilot

Lass für Dich werben!

Im Einstellungen-Bereich des Shops findet sich auch die Anbindung an Trustpilot – eine Bewertungsplattform die versucht, neutrale Bewertungen von Kunden einzusammeln.

Sofern diese gut sind, kann man sie natürlich auch werbewirksam auf eigenen Seiten oder in eigener Werbung verwenden. Die Anbindung direkt aus unserem System hat den Vorteil einer sehr einfachen Verwendung für den Kunden – nur durch Klick auf einen Link, ohne weitere Anmeldungen.

Vorreiter waren hier die Kolleginnen und Kollegen von Brodowin – die auch schon nette Bewertungen eingesammelt haben!

Eine Anleitung und weitere Informationen sind in der neuen Dokumentationsseite zu finden!

Individualisierte Emails

Eigene Email-Vorlagen

Auch bisher war es möglich, das Design der Email anzupassen – allerdings musste das Design im Shop hinterlegt werden. Seit einiger Zeit kann nun Euer WebDesigner Emails entwerfen. Unter Einstellungen > Mail/SMS im Admin-Bereich können bis zu drei Vorlagen hinterlegt werden, welche auch im PCG – z.B. in der Anschreiben-Verwaltung – ausgewählt werden können.

Eine Vorlage ist zunächst HTML-Code, so wie auch Webseiten gebaut werden. Dieses HTML kann aber mit Hilfe von Platzhaltern und Variablen recht einfach individualisiert werden. Das geht nicht nur für die Anrede (%Anrede% wird zu „Herr“/„Frau“), sondern auch für die Einbettung von Artikeln (wie ein Ticker!) oder sogar von Textbausteinen aus dem Admin Bereich-Inhalte.

Wer ein CMS verwendet, kann nun die Vorlagen auch im CMS hinterlegen und so von einheitlichem Design und der Wiederverwendung von Beiträgen profitieren.

Jede Nachricht von Euch könnte z.B. eine Werbeecke enthalten, oder einen Teaser fürs Hoffest, der in jeder Email eingefügt wird. Im PCG steht nach wie vor nur die Nachricht, welche zur Kundenkommunikation gehört.

Insgesamt ergeben sich nun viele Möglichkeiten zur Gestaltung der laufenden („transaktionalen“) Mails und der Serienmails. Da kann eine Beratung nötig sein, bitte meldet Euch einfach.

Personalisieren!

Wie gerade erwähnt, die Möglichkeiten zur Personalisierung wurden ausgebaut. Dies funktionierte bisher schon bei Emails. Neu ist, das dies nun auch in allen Platzhalter-Texten funktioniert.
Darüberhinaus kann man in einem Platzhaltertext wiederum andere Textbausteine samt Variablen verwenden – der Kreativität sind so nur wenige Grenzen gesetzt.

Zudem gibt es viele neue Variablen, zum Beispiel zur Angabe der Zeit oder für Links in den Shop, ähnlich einem Ticker.

Das PCG Team auf der Biofach 2017

Erneut haben wir uns auf der Biofach präsentiert – diesmal auf dem DEMETER Gemeinschaftsstand. Neben interessierter Laufkundschaft haben uns dort viele Kunden zu individuellen Gesprächen besucht.

Die Biofach ist immer einen Besuch wert um Neuigkeiten der Branche zu erfahren, teilweise auch zu „erschmecken“ und sich als Teil der Fachwelt zu positionieren.

Wir hatten die Chance unseren Besuchern das neue Shopsystem zu zeigen, aber auch den Stand der App für den Shop.

Brandneu war die Spracheingabe für das Alexa-System, mit dem die Shops rein durch Spracheingabe bedient werden können. Das System ist bereits im Testbetrieb bei einigen Kunden und soll mit dem Chat-System zu einer einheitlichen Platform weiter entwickelt werden.

Das PCG Anwendertreffen 2017

Viele Betriebe folgten unserer Einladung, so dass dieses Jahr (8.-10. Februar 2017) rund 60 Teilnehmende im Auditorium saßen. Vielen Dank für den Zuspruch von Eurer Seite!

Unsere Antwort auf das zahlreiche Interesse waren Informationen zu den zahlreichen neuen Entwicklungen im PC Gärtner und im online Shop. Workshop’s und Pausen boten Raum für Diskussionen und an den zwei Abenden konnte bei Wein und Bier das eine oder andere Gespräch weitergeführt werden.

Das nächste Anwendertreffen findet vom Mi, 31. Januar 2018 – Fr, 2. Februar 2018 wieder in Schmerlenbach bei Aschaffenburg statt.

Wir bieten auf Wunsch in 2017 auch ein kürzeres und mehr am Wochenende liegendes Treffen an: Fr, 10. November – Sa, 11. November 2017 in Fulda. Und wir nennen das unser Kleines PCG Anwendertreffen!