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Neue Datenschutzregelungen 2018

Ein Thema, das 2016 schon mal auf dem Tisch war – da gab es doch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) … und nun schon wieder? – Ich sehe, dass viele jetzt beim Lesen mit den Augen rollen 😉 Aber zum fairen Handel gehört der faire Umgang mit den Daten der Menschen mit denen wir handeln und zusammenarbeiten – und deshalb sollte es sogar ein Chef-Thema sein.

Im Mai 2018 tritt EU-weit eine umfassende Datenschutzreform in Kraft. Die Regeln sind schon seit einiger Zeit bekannt und werden zu dem Termin aber mit dem Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) aktualisiert und verpflichtend.

Relevant ist es in aller Regel für die Anwender des PCG – selbst wenn man ein System ohne Online Shop betreiben würde. Im Kern geht es ja um personenbezogene Daten.  Aber bei der Gelegenheit kann man auch gleich andere Datenflüsse beleuchten.

Für größere Betriebe gibt es ausführliche Regelwerke (ITIL) und „Best Practices“, die oft zur Bedingung oder Vorbereitung von Zertifizierungen dienen.  Aber auch wenn man keinen ISO9000-Stempel haben möchte, bieten schon die Inhaltsverzeichnisse solcher Anleitungen gute Hinweise wo alles Risiken versteckt sein können.

Die wenigsten werden die Geduld haben sowas durchzuarbeiten, deshalb werden wir in den nächsten Ausgaben jeweils einige Aspekte des Gesetztes diskutieren. Diesen Lesestoff kann man gern als Hausaufgabe betrachten – so ist der Betrieb im Mai fit dafür.

Alternativ  kann man sich von Dienstleistern helfen lassen, die -im Gegensatz zu uns- auch rechtlich bindende Aussagen machen können.

Erster Schritt: Bestandsaufnahme

Viele Betriebe sind über die Jahre gewachsen – neue Mitarbeiter haben Aufgaben übernommen, welche vorher der Chef/die Chefin selber wahrgenommen hatte; Wachstum führt oft auch zur Spezialisierung von Aufgabengebieten mit eigenen Regeln und Abläufen. Da kann durchaus etwas der Überblick verloren gehen – und den braucht man, um Risiken für die „Daten“ der Mitarbeiter, der Kunden oder den Betrieb selber zu erkennen.

Am Besten man begint mit einer Liste an Prozessen die im Betrieb bekannt sind. „Neukunden-Anlegen“ oder „Bestellung abwickeln“ sind offensichtlich, aber auch „Mitarbeiter verlässt uns“ oder „Artikeleinkauf“ sollten in dieser Liste zu finden sein. Nach einer Weile Nachdenken sollte die Liste vielleicht 20 Einträge haben, vielleicht mehr. Manche Prozesse, die zwar schon immer existieren werden mitunter dabei erstmals einen Namen bekommen.

So ein Prozessverzeichnis ist übrigens auch hilfreich um neue Mitarbeiter anzulernen oder um interne Abläufe zu vermessen und zu optimieren. Aber darum soll es hier nicht gehen.

Im nächsten Schritt schreibt man zu diesen Listeneinträgen die Datenprozesse, die beteiligt sind. Beim Beispiel der Neukunden-Anlage wäre dies zunächst  die Erfassung der Daten – vom Online Shop oder einer Email oder per Telefon. Vielleicht hilft eine kleine Skizze dabei. Nun könnte man hinzufügen, wer diese Daten „bewegt“ (Ein Name oder eine Rolle, z.B. „Kundenbetreuung“), womit er sie bewegt („Email-Programm“, „PCG“) und wo diese Daten „lagern“ („Sever mit PCG“, „oekobox-online“). Wahrscheinlich zuerst in einer Email-Mailbox, dann lokal in einer Datenbank und dann auch Online in einer Datenbank – der neue Kunde soll sich ja im Shop anmelden können.

Hier noch ein paar Ideen für Prozesse, die in der einen oder anderen Form bestimmt bei jedem zu finden sind, manche sind möglicherweise sehr ähnlich und können zusammengefasst werden:

  • Aboänderung, Urlaubseinträge, Stammdatenänderung von Kunden
  •  Änderung von Mitarbeiter-Daten (o-ja, das sind auch Personen!), Zeiterfassung oder Urlaubsabsprachen
  • Tracking-Daten-Sammlung von WebSeiten und dem Online Shop: wer sammelt, wer macht was mit den Daten?
  • Erfassung und Pflege von Lieferanten-Daten
  • Prozesse im Bestellwesen
  • Fahrer und Liefer-Prozesse (Fahrer-App)

Einige dieser Dinge mögen Euch nicht so bewusst sein (weil hinter einem Button im PCG verborgen) oder sogar gar nicht interessieren – gern könnt Ihr uns im PCG-Team dazu befragen. Oft ist es interessanter als Ihr denkt 😉 – zudem ist es wie gesagt Chefsache, es könnte ja auch sein, ein Datenschutzeauftragter kommt bei Euch vorbei und fragt.

In vier Wochen werden wir diese Liste brauchen, um Datenfelder zu benennen, Risiken zu identifizieren und um Verantwortlichkeiten zu erkennen.

Artikelpräsentation, DataNatuRe, Ecoinform

Schon seit einiger Zeit baut die DataNatuRe Genossenschaft an einer Produktdatenbank für den Bio- und Naturwarenhandel. Neben Daten aus unserem systemeigenen „Ökobox“-Pool und denen des Pioniers auf diesem Gebiet, Ecoinform,  können unsere Shops nun auch Daten von dieser neuen Quelle darstellen (Januar 2018: Aktuell läuft diese Funktion im Test-Modus).

Im Online-Shop brauchen wir Beschreibungen, Bilder, genaue Herstellerangaben und Details zu den Inhaltstoffen. Dies ist wichtig für die Anzeige, aber auch zum Filtern und Organisieren der Informationen auf den Webseiten. Einiges davon ist aber auch im Warenwirtschaft-Backend wichtig. Wer schon mal neue Artikel im System angemeldet hat, weiß wie aufwändig dieser Prozess sein kann.

Möglichst einfach für den Verkäufer ist es natürlich, wenn diese Daten vollständig und gleichförmig vorliegen, denn dann kann das Einspielen automatisch erfolgen. Leider ist das aber nicht immer der Fall: warum ist das eigentlich so schwierig, gute Artikel-Informationen für den Online.Shop zu bekommen? Oder anders gefragt: warum ist es so schwierig eine einheitliche Datenbank aufzubauen?

Zum einen hat nicht jeder Hersteller die Kapazität um seine Produkte für alle Verkaufskanäle gut zu präsentieren. So soll ein Bild für den Druck meist hochauflösend und detailreich sein, während für eine Artikelliste im Online-Shop eher ein plakatives und wenig datenintensives kleineres Bild in Frage kommt.

Andererseits wird eine zentrale Datenbank von vielen Menschen auf verschiedenen Positionen verwendet. Die haben  oft einen sehr spezifischen Blick auf die Daten haben: Buchhalter schauen z.B. eher auf die Preise statt die Bilder, Marketingleute wiederum haben den Text und das Bild im Blick, aber weniger die Inhaltsstoffe. Statistiker vergleichen Warengruppen und brauchen die Artikel in einer bestimmten Ordnung. Manche meinen es gut und Füllen die Felder für Beschreibung-lang, Beschreibung-mittel und Beschreibung-kurz aus, andere haben’s eilig und schreiben ein Sätzchen auch noch ins „-lang“ Feld.

Die Artikelinformation unterscheiden sich zudem je nach Warengruppe – d.h. es gibt andere Datenfelder bei einem Käse (z.B. Fettgehalt, Rinde oder Labart)  als bei einem Wein (Trinktemperatur oder Dekantierzeit) . Und dann ist die Struktur und der Typ der Daten auch nicht gleich: Die Fettstufe kommt in Zahl % daher, aber beim Herkunftsland muss es eindeutige Angaben geben. Allergene kann es eines geben oder 10, Zertifizierer gibt es zwar meist einen, manchmal aber auch mehrere.

Diese Komplexität zeigt sich sogar bei dem doch recht jungen, mit modernen Mitteln und auf breiter Basis projektierten Datenbank von DataNatuRe. So bekommen wir für unser System zwar alle Informationen, aber die Aufbereitung ist nicht ganz einfach:

  • Aus der Vielzahl der Datenfelder (insgesamt weit über 1000) müssen die relevanten zur Filterung oder Anzeige im Online-Shop ausgewählt werden – und das obwohl die Warengruppen-Zuordnung in den einzelnen Shops i.d.R. nicht der Vorgabe des Datenlieferanten entspricht
  • Viele Zahlenwerte sind nicht homogen eingetragen und können nicht ohne weiteres, z.B. bei einer Filterung verglichen werden (100ml sind zwar 0.1l, aber das weiß ein Computer nicht so ohne weiteres)
  • Trotz viel Mühe bei den Eingabemasken habe ich schon Veganes gesehen, was explizit nicht vegetarisch ist, oder eine Hühnerbrühe die explizit kein Schweinefleisch beinhaltet (oh).
  • Es passiert oft, dass manche Artikel eine superausführliche Beschreibung haben, andere nicht – sofern diese Artikel z.B. im Shop nebeneinander stehen, fällt dies negativ auf – ganz abgesehen von Artikelnamen die sich um den Bildschirm herum wickeln.
  • Bilder sind leider typischerweise nicht Web-gerecht vorhanden – also optimiert für kleiner und große Bildschirme, für detail- oder Listendarstellung. Hier greifen dann automatisierte Bildverarbeitungsalfgorithmen, die mit sehr unterschiedlichen Ausgangsmaterial klar kommen müssen.

Nicht zuletzt gibt es eine Reihen von Zusatzinformationen, die ihrerseits Daten erfordern, die von weiteren Quellen hinzugefügt wird. So haben wir eigene Datenpools mit Informationen zu Herstellern, Verbänden oder Herkunftskennzeichen.

Um die Verwendung all dieser Informationsdetails möglichst einfach zu machen, gibt es im PCG das InfoPool-Modul.  Damit können nicht nur Gruppen von Artikeln en-mass bearbeitet werden, auch kann man sich mit Hilfe einfacher Abhängigkeits-Regeln die Arbeit vereinfachen. Schliesslich müssen die Informationen stimmen, auch wenn der Hersteller z.B. die Rezeptur einer Creme mal ändert.

In den Shopeinstellungen können die verschiedenen Pools zugeschaltet werden. Für schnelle Resultate kann das System einfach fehlende Informationen von diesen Datenquellen hinzumischen, z.B. durch Zuordnung per GTIN. Zudem gibt es dort  Statistiken über deren Verwendung und Abfragemöglichkeiten, die während der Dateneingabe und zur Kontrolle verwendet werden können.

Meet the Team: Simon

Und heute ist es Simon, der sich vorstellen möchte:

„Ich bin der Simon Heilmeier, 22 Jahre alt und komme aus Freising. Von meinem Informatikstudium wechselte ich 2017 in die PC Gärtner GmbH in eine Ausbildung, um im Programmieren praktische Erfahrung zu sammeln. Seit dem September stehe ich nun dem PCG Team programmiertechnisch zur Seite und jetzt, nach der Einarbeitung, werde ich mehr und mehr produktiv an PCG Modulen mitarbeiten.

Neben meiner Ausbildung vertreibe ich meine Zeit mit Fußball und im Winter Snowboarden sowie natürlich allem möglichen was mit Computern zu tun hat.“

Noch was Vergessen? Simulation der Bestellerinnerung

Mit den automatischen Bestell-Erinnerungen können die Kunden schon immer an bevorstehende Abolieferungen erinnert werden. Eine Vielzahl der Kunden nimmt diesen Hinweis gern an und aktualisiert die Bestellung.

In den letzten Wochen sind viele kleine Erweiterungen zu dieser Funktion hinzugekommen. Am wichtigsten war natürlich die Erinnerung an Kunden, die nur gelegentlich bestellen. Diese kann man gezielt in den Kommunikationseinstellungen des PCG markieren.

Der Zeitpunkt der Aussendung war bisher fest auf 9:00 Uhr vorgegeben – nun kann die Wunsch-Stunde für den Versand ausgewählt werden.

Um mehr Transparenz zur Funktion dieser Automatik zu bekommen, kann die Ausführung jetzt im Admin-Bereich des Shops simuliert werden.  Dort gibt es auch die Möglichkeit, den  Prozess von Hand anzustossen. Neu ist auch ein Report, der nach Ausführung an die Admin-Email versandt wird.

Sofern die Nachricht als SMS versendet wird, können nun auch mehrere SMS Nummern beim Kunden hinterlegt werden. Der interne Nummern-Check passt auf, dass nicht aus Versehen nach Timbuktu versendet wird.

Packen … Updates des Packstellen-Moduls

Da sind wir Profis: Alle (Bio-)Weihnachtsmänner benutzen schließlich unsere Packstelle. Und es gab rechtzeitig vor Weihnachten einige kleinere Änderungen, u.a. können Artikel nun auch noch „last minute“ verschoben werden.

Übrigens: Mit der PCG-Packstelle kann man viele Lieferungen artikelbezogen oder kundenbezogen packen. Dabei gibt es eine Vielzahl von Funktionen, z.B. zur Abarbeitung in bestimmter Reihenfolge, zur Auswahl von Ersatzartikeln oder zur Aufteilung des Vorganges auf verschiedene Packplätze – hier kann sogar der Fahrer (der Weihnachtsmann?) mit einbezogen werden.

Hier noch mehr zu den Funktionen

  • optionale  Aufteilung der Artikel auf verschiedene Packstationen (Rollband o.a.),
    vom Fahrer zu packende Artikel müssen nicht einzeln vom Packer bestätigt werden
  • Packreihenfolge lässt sich pflegen (von schwer nach leicht, zudem ggf. inhaltlich)
  • ausgefeilte kunden-, auftrags-, packstellen-, artikel- oder bestellpositionsbezogene Hinweistexte und Notizen
  • automatische Gewichtsübernahme von ggf. angeschlossener Waage
  • Über- und Unterwiegungskontrolle, Bestell- und Istwert bleiben ständig im Blick
  • mit Waagenanbindung auch Kontrolle der Stückmenge bei Nicht-Wiegeartikeln („hey, der Kunde will ZWEI Kohlrabi, ich habe bei diesem Stückartikel aber eine Gewichtsveränderung registriert, die selbst mit prozentualer Abweichung typisch für EINEN ist – kann es sein, dass du gepennt hast??“)
  • für gewogene Artikel kann eine geschätzte Stückmenge vorgeschlagen werden
  • immer sichtbar, ob der Artikel aus einem Sortiment stammt oder frei bestellt wurde
    bzw. ob der Aboauftrag vom Kunden gesehen/bearbeitet wurde -> Entscheidung, ob ggf. ersetzt werden darf
  • bei Ersatz Zugriff auf Abos, Abneigungen und Vorlieben, ggf. automatisch passende Auswahl passender Ersatzartikel
  • Restbedarf: Wie viel wird ab jetzt noch wovon gebraucht?
  • Automatische Ersatzfunktionen: Artikel A alle: bitte bei allen folgenden automatisch auf ’nicht lieferbar‘ setzen (oder ersetzen oder auch Nachpack), damit das nicht jedes Mal manuell passieren muss
  • ggf. automatischer Artikelpfand, ggf. automatische Kistenpfandabrechnung
  • gesammelte Erzeugung und ggf. Ausgabe (gedruckt/gemailt) der Lieferscheine und ggf. Rechnungen
  • Rezepte: je nach Einstellung in Bestandteile auflösen oder reinschauen
  • Natürlich sind verschiedene Waagensystemen anbindbar – gerade sind wieder neue Modelle hinzugekommen. Die Markierung der Pakete kann mit Barcode-Scanner oder RFID erfolgen.

Kassenmodul jetzt auch auf Tablet verfügbar

Für Läden oder auch einen angeschlossenen Hofladen kann der PCG mit seinem Kassenmodul verwendet werden. Sofern weitere PCG Instanzen im Unternehmen im Einsatz sind, erfolgt die  Datenhaltung natürlich zentral in der Warenwirtschaft – für kleinere Unternehmen ist aber auch eine minimale Konfiguration als Standalone-Kasse möglich.

Unser Demo Tablet

Zur einfacheren Handhabung kann man nun auch ein Tablet verwenden – die Software wurde angepasst, um optimal mit dem Touchscreen des Gerätes zusammenzuarbeiten. In Verbindung mit einem Bon-Drucker und evtl. einem Scanner ist schnell eine Kasse zusammengebaut.

Die Kassen-Software ist übrigens GDPdU-tauglich.

Meet the Team: Daniel

Unter dieser Rubrik werden wir immer mal wieder Kolleginnen und Kollegen vorstellen. Heute ist der Daniel dran!

– Ich bin der Töpfl Daniel, 20 Jahre jung, und komme aus dem schönen Bayern. Seit 2015 bin ich bei der PCGärtner GmbH in einer Ausbildung zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung. Ich unterstütze das PCG-Team von Grafikdesign bis zu eigenständigen Projekten wie z. B. dem Kassenbuch. In meiner Freizeit habe ich Spaß mit Freunden und nutze mein Alter aus :-P.

Das digitale Kassenbuch ist ein Modul, das die Aufzeichnung der Kassen-Entnahmen erleichtert und nachweissicher gestaltet. Die Anwendung kann auf verschiedenen Geräten installiert sein. Sofern Datenverbindung besteht, werden die Daten mit der PCG-Installation abgeglichen.

Entwickler-Info 11/2017: Chat, Newsletter, SEO

Unter dieser Kategorie Entwickler informieren wir zu Änderungen am Systems. Normalerweise werden wir alle Interfaces (CSS-Klassennamen, API-Aufrufe, Abhängigkeiten von Bibliotheken) rückwärts-kompatibel halten. Deshalb gibt es hier insbesondere Neuerungen zu finden, die in Eure betreuten Websites einfliessen können, aber i.d.R. nicht müssen. Gelegentlich erwähnen wir auch Fixes für „prominente“ Bugs.

November 2017
  • Eine Änderung in den HTTP-Headern verhindert nun, das das Caching in Entwicklungsumgebungen greift, wenn es nicht soll. Dies war der Fall, wenn man gleichzeitig Dateien mit Aufrufen zu einem Staging und zum Live-System (oder generell von verschiedenen Servern)  bearbeitete.
  • Verbesserungen im SEO-Bereich: Alle Perma-Links wurden vereinheitlicht um wirklich immer auf eine Ressource zu zeigen. Generell haben Navigations-Einträge nun alle ein href-Attribut (.oo-shop-item-permalink). Auch die generierte Sitemap wurde an den neuen Shop angepasst.
Oktober 2017
  • Neue Komponente: Chat. Nach langem Evaluieren von Alternativen haben wir uns für einen eigene Implementation entschieden. Einzubauen und Anzupassen ist diese Komponente wie alle anderen; es gibt eine Design-Anleitung und auch eine Referenz. Als WebDesigner habt Ihr das Recht, die „Gegenstelle“ im Admin-Bereich zu verwenden, so könnt Ihr das ausprobieren und gestalten. Eine allgemeinere Bescheibung folgt in einem späteren Blogbeitrag.
  • Neuer Schalter an der Such-Komponente: data-oo-search-onenter=“true“ erlaubt das ein „Enter“ direkt die Suche auslöst. Ohne diese Option kommt wird wie gehabt zunächst die Ergebnis-Vorschau eingeblendet.
  • Neue Komponente: Subscribe. Diese verwenden wir auch selber hier in unserem Blog. Damit kann die Anmeldung zu einem Newsletter sehr einfach eingebaut werden, inklusive Double-Opt-in. Die Adressen landen -nach erfolgreicher Bestätigung- in einer PCG-Aktionsgruppe. Die Abmeldung kann übrigens mit Links aus den Serienmails erfolgen und wird auch von dieser Komponente abgewickelt. Beim Design also den ganzen Prozess ausprobieren!

Kleines PCG Anwendertreffen im November 2017

Geplant war es als kleines Treffen in Fulda, um denjenigen entgegenzukommen, die den Austausch unter PCG-Nutzern und Nutzerinnen eher an einem Wochenende suchen. Bei knapp 40 Teilnehmenden war zahlenmäßig wirklich nicht viel Unterschied zu den sonst üblichen Anwendertreffen im Februar, die wir nach wie vor mitten in der Woche veranstalten (bitte vormerken: vom 31.01.-02.02.2018, wieder in Schmerlenbach bei Aschaffenburg).

Drei neue Betriebe konnten wir in der PCG-Nutzergemeinschaft begrüßen!

Inhaltlich ging es in Fulda um die neuen Entwicklungen im PCG und im Shop. Ausführlich wurden das neue Shop System 2016, der Live-Chat und die Möglichkeiten des Email-Marketings mit dem PCG  besprochen.

Tienda Online! – Sprachupdates

Dank unserer neuen Kollegin Rakel wurden in den letzten Wochen die Übersetzungen in spanisch und französisch überarbeitet bzw. aktualisiert. Insbesondere Texte für neue Programmfunktionen haben noch hier und da gefehlt. Dies betrifft sowohl Beschriftungen und Texte im PCG als auch die Vorgabetexte in den Onlineshops.
Die Änderungen in den Onlineshops sind unmittelbar aktiv, für den PCG müssen sie ggf. installiert werden.

Der PCG kann übrigens auch seine Daten (also Artikel, Warengruppen etc.) in verschiedenen Sprachen verwalten: Damit ist es möglich, den gleichen Shop für Besucher mit verschiedenen Sprach- und Ländereinstellungen zu betreiben! Erst wenn andere Preise oder Kostenkalkulationen ins Spiel kommen, sollte man einen echten zweiten Shop in Betracht ziehen (der kann ja trotzdem von der  gleichen PCG-Installation gesteuert werden). Dann kann man auch gleich das Design für das Land anpassen … aber das ist einen eigenen Beitrag wert. 😉

Auf jeden Fall können unsere Anwender gern auf uns zukommen, wenn Hilfe bei der Übersetzung von Namen oder Texten im Artikelstamm oder für Texte auf den Webseiten gebraucht wird!