PCG Anwendertreffen 2021

Wie auch die letzten Jahre wird unser PCG Anwendertreffen am Jahresanfang stattfinden. Wir rechnen sogar mit mehr Anmeldungen, denn wir kommen Euch sozusagen entgegen: Ihr schaltet Ihr Euch von Zuhause oder dem Büro online in die Themenblöcke, die Euch interessieren. Eine gewisse Anzahl an Anwender*innen wird (wenn alles gut geht) vor Ort im Tagungszentrum dabei sein können.

Über das Procedere hat bereits ein Forums-Beitrag informiert. Anmeldungen sind wie gehabt bei Andrea möglich! Zeitnah werden demnächst die Themenblöcke für das Treffen, das vom 03.-05. Februar 2021 stattfindet, veröffentlicht. Traditionell wird es am Mittwoch Abend den Rückblick und die Vorausschau auf unsere Aktivitäten geben.

Bitte nutzt diese digitale Form des Austauschs und der Schulung. Wenn wir in Vorjahren immer wieder Betriebe, die sich spät anmelden, vertrösten mussten, weil Raumgröße und Hotelbetten am Limit waren: in 2021 werden kaum Grenzen gesetzt sein. Das ist mal ein positiver Aspekt dieses ansonsten sehr besonderen Jahres 2020!

Hinter uns liegt dann ein in jeder Hinsicht ereignisreiches Jahr. Darauf sollten wir stolz sein und sehr optimistisch in die Zukunft schauen!

Neues im Shop 8/20

%-Rabatte!

Eigentlich sollten die Rabatte schon bei der Mehrwertsteuersenkung helfen, das wurde dann aber doch ein umfangreicherer Umbau. Nun werden Rabatte auf Artikel-Basis (bzw. auf Warengruppen-Basis im PCG) genau so berücksichtigt wie individuelle Rabatte für Kunden, welche über Rabatt-Gruppen in den Shop gelangen. Bisher wurden die Rabatte erst nach einem „Durchgang“ durch die Warenwirtschaft richtig berechnet und angezeigt, nun funktioniert dies direkt im Shop.

Mitunter hat dies zur Folge, das der Mindestbestellwert sich indirekt erhöht, z.B. bei hohen Mitarbeiterabatten. Dies kann man wiederum kundenspezifisch -auch per Adresse- korrigieren.

Bereits im PCG hinzugefügte Rabatte werden natürlich weiterhin berücksichtigt. Generell wirkt bei jedem Artikel der jeweils höchste Rabatt. Ebenso sind rabattierte Positionen nun immer änderbar – sofern nicht explizit in der Warenwirtschaft gesperrt.

Umbauten an der Suchfunktion

Suchbegriffe, die vermuten lassen, dass der Kunde nach regionalen Produkten sucht, blenden diese nun direkt ein, oder auch nur einen Button „Regionale Produkte“. Auch Rabatte und weitere Shopfunktionen kann man nun finden.

Tourunterstützung / Lieferadressen

Schon mit der Depotfunktion wurde der Umbau des Shops zur Unterstützung beliebig vieler Adressen und Touren pro Kunde bzw. Kundin begonnen (bisher max 5), nun ist auch diese Baustelle abgeschlossen. Damit können Kund*innen mit vielen Abteilungen, Kindergärten oder Schulen, aber auch mit vielen Lieferoptionen (eben Depots oder auch Niederlassungen) besser unterstützt werden. Je nach Einstellung kann man nun dabei mehr oder weniger Flexibilität bieten, z.B. die möglichen Adressen nur anzeigen und nicht auswählbar machen.

Auch wurde die Auswahl von einer aus mehreren Touren (Lieferoptionen) am gleichen Tag vereinfacht – dies kann nun direkt im Warenkorb erfolgen.

Internes CMS

Das eingebaute kleine Content-Management wurde durch einen Dateiupload aufgewertet. Zudem können jetzt leichter externe Seiten (als Profil) hinterlegt werden, so das diese auch in der Suchfunktion gefunden werden können.

Meet the team: Bettina

Heute ist Bettina an der Reihe 🙂

Seit März 2020 bin ich neu im Support-Team dabei. Zu Beginn war ich hauptsächlich damit beschäftigt, die Abläufe und Zusammenhänge zwischen Ökobox Lieferservice und PC-Gärtner zu ergründen. Geholfen hatte mir sicherlich, das ich ursprünglich aus der Softwareentwicklung für Telekommunikation komme sowie seit Jahren von der Schönegger Ökokiste beliefert werde.
So bin ich schließlich auch auf die PC-Gärtner Software aufmerksam geworden. Ich hatte Erhard einfach mal auf dem Wochenmarkt in Moosburg angesprochen.

In Moosburg an der Isar lebe ich mit meinem Mann, zwei (fast) erwachsenen Kindern und unserm Hund Vicky. Neben der Zeit für Familie und Hund, bin ich in meiner Freizeit musikalisch unterwegs und spiele Hackbrett in zwei Musikgruppen.
Außerdem lese, tanze und reise ich gerne und ein weiteres großes Hobby von mir ist das Nähen.

Beruflich geprägt hat mich meine Ausbildung bei Siemens in München, wo ich über ein Jahrzehnt beschäftigt war. Danach war ich bei kleineren Firmen im Büro als IT-Fachkraft und Assistentin quasi Mädchen für alles.

Nun freue ich mich auf die neue Herausforderung mit dem PCG System und den ganzen Leuten, die es entwickeln, betreuen und vor allem auch anwenden!

Neues im Shop 5/20

In den letzten Wochen standen viele Aktivitäten im Zeichen von Corona. Hanno’s Artikel im Dokumentationssystem hat die Tricks und Tipps zu diesem Thema gut zusammengefasst (Anmeldung via PCG!).

In diesem Zusammenhang sind auch Funktionen zur besseren Aussteuerung von Touren hinzugekommen, welche auch über die aktuelle Krise hinaus sinnvoll erscheinen. So landen ggf. neue Interessenten auf einer eingebauten Warteliste (basierend auf der Newsletter-Anmeldung, die dafür ebenfalls überarbeitet wurde).

Weiterhin ist es möglich, einzelne Touren als „voll“ zu deklarieren – bei einer eingerichteten Newsletter-Anmeldung wird der Besucher dann auf die Warteliste komplimentiert. Aber auch bei der Planung der Expansion in eine neue Region kann eine solche – zunächst von vornherein gesperrte- Tour helfen!

Der (schon bisher mögliche) Hinweis zur Tour kann nun bei der Anmeldung im Shop als Popup eingeblendet werden – dieser Hinweis erscheint immer, bis der Kunde „hab ich gelesen“ anklickt oder es einen neuen gibt. Ggf. erscheint auch ein Ikon im Statusbereich.

Die Vorlaufzeiten (Bestellschlüsse) sind bei vielen Betrieben aktuell verlängert – speziell für Neukunden kann man diese nun -pro Tour- separat einstellen.

Inaktive Kunden können im Shop gesperrt werden, auch das ein Wunsch den Kundenansturm zu begrenzen. Ebenso kann man Passwort-Vergessen-Anfragen für Neukunden ins Leere laufen lassen („Leider nicht möglich…“)

Um Zahlungsausfälle in diesen panischen Zeiten etwas zu minimieren, kann Paypal für Neukunden erzwungen werden (sofern kein Abo dabei ist, Paypal muss natürlich generell eingerichtet sein).

Depot

Ein größerer Umbau war nötig, um die Auswahl von Depots zu ermöglichen. Diese schon bisher im PCG vorhandene Logik wird nun auch weitgehend im Shop abgebildet, u.a. bei der Anzeige der (Liefer-)Adressen. Dies macht auch die Lieferung an andere Parteien der gleichen Adresse transparenter (z.B. Schulobst).

Zunächst ist die Auswahl eines echten Depots nur für Neukunden vorgesehen, mehr Flexibilität auch für Bestandskunden ist aber in Arbeit. Die Auswahl erfolgt dabei bequem per Klick auf eine Karte.

Die Depot-Adressen können über ihre Tour auch abweichende Lieferbedingungen (z.B. Preise oder Mindestbestellwert) haben.

Sonstiges…

Wie immer gab es eine Reihe von kleineren Änderungen und Korrekturen, einige besonders prominente Dinge sollen hier erwähnt werden:

  • Die Artikel-Merkmale benötigen mitunter längere Einarbeitungs- und Pflegezeiten. Deshalb kann diese Funktion (für die Shops>2016) zentral vor den Augen der Besucher versteckt werden.
  • „Weitere Bestellung zum…anlegen“ hat eine Rückfrage bekommen, damit Kunden besser ihre bereits vorliegende Bestellung verändern
  • Die Konzepte „versteckte Tour“ und „gesperrte Bestellung“ wurde überarbeitet um eher den intuitiven Erwartungen von Anwender und Kunde zu entsprechen
  • Beim Verkauf von Artikeln mit Alkohol wird ein Hinweis bzgl. des Jugendschutzgesetzes zur Bestellung hinzugefügt.
  • Die Tour-Einstellungen haben einen eigenen Unterpunkt im Administrationsbereich bekommen.

Ständig kommen auch kleinere Änderungen hinzu und alle, die den Shop 2016 als Standard oder in individuell gestalteter Form verwenden, können sich jederzeit auf dem Trello-Board über den Stand der DInge informieren. Brauchst Du noch eine Einladung?

Meet the team: Katja

Heute ist die Reihe an Katja:

„Von Haus aus Paläontologin, suchte ich in sämtlichen Erdzeitaltern nach der eierlegenden Wollmilchsau. Da ich keine fand, mutierte ich durch all meine Leidenschaft fürs Kochen, Fotografieren, Gestalten, Schreiben und ökologische Gärtnern selbst zu einer. Zunächst nahm sich der Boßhammersch Hof meiner an, wo ich mich an der Umsetzung des damals neuen Online-Shops und später an der Gestaltung des aktuellen Webauftritts austoben konnte. Zusätzlich entwickelte ich Köchelkisten, nahm Obst und Gemüse vor die Linse und knöpfte mir den Bereich Social Media vor.

Seit November 2018 arbeite ich für die 360ff UG, wo ich mein gesammeltes Know How in den Bereichen Social Media Content, Online-Shop-Gestaltung, Marketing und Rezeptkisten einbringe.

Die wahren Werte der Bio-Branche und vor allem wirklich wertvolle Bio-Produkte sind mir eine Herzensangelegenheit. Daher freue ich mich, mit unserem Team unsere jeweiligen Schwerpunkte und Interessen fokussiert für das Entwickeln der „Guten“ der Biobranche einsetzen zu können.“

Virus im Maschinenraum

Es hat nicht lange gedauert, nach der allgemeinen Bewusstwerdung des Problems am 15. März, bis die ersten Last-Warnungen auf unseren Handies ankamen. Aber hatten wir nicht erst die Kapazitäten erhöht? Wir sollten locker mit der drei- bis vierfachen Spitzenlast klarkommen, also haben wir einigermassen gelassen auf den Sonntag geschaut. 

Aber das war ein Trugschluss. Die Anfragen auf Eure Shops explodierten bis auf das 20-fache!

Transaktion während Corona
Traffic
Transaktionen

Obwohl das Bestellen an diesem Wochenende wirklich keinen Spass machen konnte, haben wir sehr viele Transaktionen erfolgreich abwickeln können. Zum Glück hat „das Internet“ den Zugang zu unseren Servern wegen allgemeiner Überlastung auch etwas gebremst. 

Mehr Traffic bedeutet aber nicht automatisch mehr Transaktionen (also Aktionen, von denen wir und Ihr auch was haben).  Um eine Transaktion zu erreichen, braucht es im Schnitt 400 Abrufe von Objekten (Webseiten, Bildern, Wert am 1.3.20). Wenn sich viele Interessenten oder Neukunden tummeln, die sich erstmal im Angebot schlau machen oder auch umfassender einkaufen, kann es auch mal deutlich mehr sein (z.B. 750 am 18.3.20). Oder anders ausgedrückt: Eine Verdoppelung der Transaktionen bedingt etwa 3.5x soviel Belastung der Systeme.

Als Maschinisten im Maschinenraum haben wir rund um die Uhr Server neu gestartet, ausgetauscht, erweitert und uns über sich ständig neu manifestierende Flaschenhälse gewundert (Leitung zu klein, RAM-Speicher geht aus, Festplatten voll, zu viele Verbindungen zu diesem oder jenem Service, Blockade von Mailservern wegen hohem Traffic, Budget bei diesem und jenem Dienstleister aufgebraucht, interessante Fehler die nur bei hoher Last auftauchen…).

In den Folgetagen haben wir dann viele von den „man müsste das mal so umbauen..“-Ideen, die eigentlich stressarm für das ganze Jahr geplant waren, umgesetzt. Die Grundidee war dabei stets, das Gesamtsystem „elastisch“ zu machen, also je nach Bedarf genügend ausfalltolerante Ressourcen (also Rechenpower, Speicher oder Netzwerk-Kapzität) einzuschalten zu können. Das geht leider nicht einfach durch „mehr Computer“,  die eingehenden Anfragen müssen verteilt, die Sitzungen verwaltet und die gemeinsam verwendeten Caches (Zwischenspeicher) sollen effizient und schnell sein. Auch Eure Backend-Systeme (also der PCG) soll schnellen Zugriff auf die Daten haben. 

Dieses Ziel haben nun erreicht. Zwar bekamen wir (und auch die Kollegen vom Rechenzentrum) die Last bereits gleich nach dem Wochenende in den Griff, bei der Vielzahl der hektischen Umbauten sind uns dabei aber hier und da Fehler unterlaufen, was sich z.B. in sporadischen Bestellabbrüchen, Verbindungsproblemen des PCG oder fehlenden Bildern auswirkte. Danke an dieser Stelle für Eure Geduld! Aktuell läuft das System schon fast zwei Wochen unabhängig von der Gesamtlast sehr stabil. Wir haben am letzten Wochenende fast 2000 Transaktionen pro Stunde gesehen, bei sehr schnellen Shops. 

Auch das allgemeine Besuchsmuster hat sich geändert – die einstigen Spitzenzeiten Abends und insbesondere am Sonntag Abend sind weniger ausgeprägt – es ist eigentlich -ausser von 2 bis 6 Uhr- immer ordentlich was los. Selbst am Samstag, was eigentlich immer der Wartungstag war, weil so wenig los war.

CO2? In der Eile war die Nutzung der Computer etwas ineffizient – so sind wir von einem Wert von 0.3ct/Bestellung zeitweise auf über 0,6ct gerutscht. Jetzt, mit dem „elastischen“ System sieht es so aus als wenn wir den Wert auf 0,25ct/Bestellung drücken können. 

Jetzt sind wir dabei, die in dieser intensiven Zeit entstandenen neuen Ideen zu ordnen – nicht nur Ideen aus dem Maschinenraum, sondern insbesondere auch Wünsche von Euch Anwendern zum besseren Management von Neukunden und Touren sowie dem „onboarding“ im Allgemeinen. Erste Funktionen wie tourspezifische Wartelisten gehen und gingen nach Ostern live.

Alternativ-Shop nun auch mit Neos

Bereits zwanzig Betriebe nutzen für die Realisierung ihrer Website das Neos System mit einem integrierten Template des Shop2016. Sie schätzen vor allem die schnelle Einsetzbarkeit, die auf einen Lieferbetrieb abgestimmten CMS-Komponenten, und die Möglichkeit zur spielend einfachen autonomen Pflege der Inhalte.

Nun ist es möglich, recht schnell und einfach parallele Website-Instanzen hinzuzubuchen und freizuschalten, die auf einen individuellen Bedarf eines Interessenten-/Kundenkreises zugeschnitten sind. Denkbar ist hier der Einsatz für
• Firmenkunden, Schulen, Kindergärten
• Hofladen, Hofbereiche
• Angebote von Kochseminaren
• Rezeptkisten
• Pachtgärten
• Ferienwohnungen
und generell für alles, was über das Angebot eines Lieferbetriebes hinausgeht.

Der Boßhammersch Hof bietet z.B. seit Januar eine eigenständige Website für Bürokisten an. Auf www.bosshammersch-buero.de finden Firmenkunden ein angepasstes, reduziertes Menü, die für Firmen interessanten Inhalte. Die Kunden können sich somit auf die für sie relevanten Artikel und Informationen konzentrieren und fühlen sich mit ihren individuellen Bedürfnissen wahrgenommen, beispielsweise mit einem festen, persönlichen Ansprechpartner im Kundenservice.

Die neue Instanz kann schnell umgesetzt werden, da sie parallel zur bereits bestehenden Website angelegt und übersichtlich im gleichen Neos gepflegt wird. Dabei kann auf den bereits vorhanden Medienpool zugegriffen werden. Inhalte können innerhalb der Webauftritte kopiert und eingefügt werden. Die Möglichkeit zur Änderung des Logos, der Menüstruktur und des Seitenaufbaus bietet Raum zur Individualisierung der Website.
Gleichzeitig wird durch die Übernahme des grundlegenden Design-Konzeptes und bereits bekannter Funktionen der Inhaltselemente für den Kunden der vertraute Bezug zur etablierten Website hergestellt.

Die Datenverarbeitung erfolgt in der gemeinsamen Warenwirtschaft, es entsteht also kein weiterer Aufwand beim Fulfillment und der Kundenkommunikation.

Meet the team: Flo

Ich freue mich sehr, mich als neuestes Mitglied des PC Gärtner Teams
vorstellen zu dürfen. Mein Name ist Florian, ich bin 28 Jahre alt
und arbeite als PC Gärtner Programmierer eng mit Erhard und Simon zusammen.

Meine ersten Erfahrungen mit Rechnern hab ich schon mit jungen Jahren
gemacht und bin bis heute von Technik fasziniert.
Meine ersten Programmiererfahrung konnte ich bereits in der Schule machen und mein erstes Gehalt als Programmierer hab ich bei der Krones AG in Freising als VBA-Entwickler bekommen.

Den PC Gärtner samt der Familie Schönegge kenne ich bereits seit vielen Jahren und ich bin erstaunt wie gut sich das hier in Meilendorf entwickelt hat.
Schöne Grüße aus Bayern!

Gut zu wissen: Import von Überweisungen

Ein Feature im Kundenstammmodul soll hier einmal in den Mittelpunkt gerückt werden, und zwar die Möglichkeit, den CSV-Export einer Finanzsoftware in den PC Gärtner zu importieren.

Dazu wird im Kundenstammmodul unter „Import Überweisungen“ ein Dialog gestartet, der den Dateiaufbau in punkto Kopfzeile, Trennzeichen und Masken definieren soll. Anschließend kann die csv-Datei kontrolliert, halbautomatisch verknüpft und den entsprechnungen Kunden- und Rechnungsnummern zugeordnet werden. Auch sind mehrere Filter wie zum Beispiel „bereits bezahlt“ anwendbar, die schnell helfen, einen Überblick zu bekommen.

Die einzelnen Schritte sind in dem Text „Überweisungen importieren“ in der internen Dokumentationsplattform nachlesbar.

Das Aufgaben-Modul im PC Gärtner

Datenschutz – (Unerwarteter) Mitarbeiterwechsel – Prozesse optimieren

Wir wollen noch einmal auf ein gern übersehenes Feature  hinweisen. Und zwar aus Gründen, die auf alle Betriebe zutreffen:

  • Die DSGVO zwingt uns seit 2018 mit guten Gründen, Prozesse und Aufgaben zu dokumentieren, u.a. um Datenschutzaspekte nachprüfbar zu machen.
  • Das hat zudem den Vorteil, dass diese Prozesse und Aufgaben für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nicht erst dokumentiert werden müssen, sondern bereits im System hinterlegt sind und es so einfacher ist, den Geschäftsbetrieb immer aufrecht zu erhalten und grundsätzliches Know-how zu bewahren.
  • Auch im alltäglichen Betrieb und mit Mitarbeiter*innen, die sich eine Aufgabe teilen, ist eine elektronische Ablage und Notiz das geeignete Mittel zum Zweck.
  • Die Mitarbeiter*innen werden automatisch, regelmäßig und tag- bzw. zeitgesteuert am PC informiert, dass eine Aufgabe anliegt.Aufgabenliste

Welche Beispiele im alltäglichen Arbeitsleben können das sein?
Hier ließe sich das Abholen der tagesaktuellen Preislisten eines Großhändlers nennen oder aber die einzelnen Schritte beim Versenden von Serienmails.

Auch die Zusammenarbeit des Mitarbeiters mit der „Maschine“ wird einfacher, wenn z.B. seltene Prozessschritte, die nicht automatisch ablaufen können, als Termin oder Todo in der Liste landen.

Die Aufgaben-Verwaltung ist unter Hilfsmittel im PC Gärtner Startmenü zu finden. Weitere Info zu DSGVO-Aspekten im PCG findet ihr in den Hilfeartikeln.