Zahlen zum Biomarkt

Nachdem wir als PCG-Team in diesem Jahr keinen eigenen Stand auf der Biofach hatten, blieb mehr Zeit um sich ein wenig bei Kollegen oder auch bei den Kongressveranstaltungen umzusehen.  Einige Vorträge befassten sich mit Statistiken – die Zahlen untermauern wohl das Gefühl was wir alle haben:

  • Der Markt für Bio (in Westeuropa) wächst – allerdings nicht bei allen Beteiligten. Bei Erzeugern waren im Wesentlichen die Milchproduzenten, die mehr geworden sind. Die Ackerfläche wuchs in ganz Europa nur etwa um 5%, Produkte gab es allerdings 50% mehr – getrieben von Vegan & Co.
  • Bio im Handel wuchs in Deutschland ca 10% – allerdings kommen 9% davon von den Supermärkten. Insgesamt sind nur etwa 4% im Handel Bioprodukte. Weltweit hat die USA übrigens den höchsten Anteil mit fast 10% im Food-Bereich.
  • Interessant ist Frankreich: die Zahl der Händler und Lieferanten ist in 2017 um 30% gestiegen.
  • Italien hat viele Supermarktketten: es gab eine Folie in der Präsentation, die 21 verschiedene Markenlabels zeigte – dazu kommen dann noch die Anbauverbände. Ähnlich sieht es im Rest Europas aus – die Differenzierung wird also zunehmend schwierig.
  • Wenn man sich die Dimensionen Bio (organics), Ökologie/Nachhaltigkeit und Ethik anschaut, gewinnt Bio haushoch. Die Leute kaufen also weil sie es gut für sich finden – weniger um die Welt zu retten.

Die Zahlen und meine Interpretationen sind natürlich mit Vorsicht zu geniessen – besonders im Vergleich der Märkte kommen viele verschiedenen Zählweisen zum tragen, es gibt auch verschiedene Organisationen in den Ländern, die zu verschiedenen Zeiten ihre Zahlen veröffentlichen – manchmal muss 2016 von Land A mit 2017 von Land B verglichen werden. Hier ging es im wesentlichen um Zahlen aus 2017. Wie bei allen Statistiken ist die Tendenz also das was man gut vergleichen kann – und das passt zum Andrang auf der BIOFACH: Bio wächst weiter.

Quellen: mitgehört Mi 15:00 Uhr-15:45 Uhr: „Der deutsche Bio-Markt: Zahlen, Fakten, Analyse“ und Mi 17:00 Uhr-17:45 Uhr: „The European Market for Organic Food“

 

Neues im PCG 02/18

Wie immer hat sich im PCG wieder einiges getan, und auf ein paar der aus unserer Sicht bemerkenswertesten Neuerungen wollen wir an dieser Stelle gern regelmäßig hinweisen:

Am meisten sticht wohl für alle Lieferbetriebe die seit Januar völlig überarbeitete Abo-Registerkarte der Ökobox-Auftragsbearbeitung heraus: Hier haben wir das bereits an anderer Stelle begonnene neue Oberflächenkonzept konsequent umgesetzt, durch das zwar weiterhin möglichst viele Details direkt sicht- und bearbeitbar sind, aber die permanent sichtbaren Buttons sich auf die für das Arbeiten im gewählten Bereich unbedingt nötigen beschränken.

neue kontextabhängige Buttonleiste
neue kontextabhängige Buttonleiste

Deshalb hat nun z.B. nicht mehr jeder Bereich seine eigene Buttonleiste, sondern der Reiter hat oben eine übergreifende Leiste, deren Inhalt und Funktion sich abhängig vom unten aktivierten Bereich verändert. Eine komplette Beschreibung der neuen Oberfläche gibt’s hier. Hinzugekommen sind hier auch mehrere neue Funktionalitäten, vor allem


Wie gewohnt sind alle größeren Veränderungen in den erledigten ToDos des Anwenderforums zu finden, und auch von unserer Changelogliste aller kleinen und großen Änderungen aus sind sie als Gesamtüberblick immer verfügbar. Hier als Anregung für euch nochmal eine Liste der interessantesten sonstigen Neuerungen der letzten Monate:

  • 14.02.2018: Vorbereitungen, um demnächst in der DriverApp zusätzlich zum allgemeinen betriebsweiten Hinweistext auch Texthinweise anzeigen zu können, die sich einer bestimmten Tour oder einem bestimmten angemeldeten Fahrer zuordnen lassen
  • 13.02.2018: auf den Rechnungen ist zusätzlich zum Liefer- bzw. Einkaufsdatum nun auch die Auftrags- bzw. Bonnummer mit enthalten
  • 13.02.2018: die zentralen Händlerbezeichnungen für die Zuordnung in den Lieferanten-Stamdaten werden nun beim Update mit abgeglichen
  • 09.02.2018: Hofladen: RSKV-Integration für unsere österreichischen Anwender, dabei auch Umgestaltung der Umsatz/Bilanz-Oberfläche und neues Fenster "Auswertungen"
  • 06.02.2018: im Großhandel enthält der an die neueste Gesetzesänderung angepasste Rechnungs-Textbaustein "Arbeitsleistung-Ausgleichsabgabe" nun wieder die Summe
  • 05.02.2018: erweiterter Datev-CSV-Export in "Export Buchführung"
  • 26.01.2018: automatisches Betriebs- oder Mitarbeiterlogin ins neue Wiki-Hilfesystem von openPCG.eu
  • 25.01.2018: speziell für bestimmte Erfordernisse des Schulmilchprogramms lassen sich nun manuell einem Autrag hinzugefügte Artikel nachträglich einem bereits im Auftrag vorhandenen Paketartikel zuordnen
  • 25.01.2018: 2 Verbesserungen im Bedienkomfort beim Bearbeiten der Liefertermine und deren Bestellschlüsse
  • 17.01.2018: Telefonnummern aus dem PCG per Klick direkt wählen: die ersten beiden Systeme angebunden (Agfeo und CTI-PhoneSuite)
  • 10.01.2018: Einstellungen des Internetshopmoduls in zentrale Einstellungsmodul integriert
  • 08.01.2018: mehrere Verbesserungen im Modul Kassenbuch
  • 05.01.2018: Rückkehr zu breiteren Scannerkisten-EAN-Codes
  • 04.01.2018: für das Bayerische Schulfrucht-Pdf lässt sich nun die seit diesem Schuljahr neu definierte Kinderzahl direkt im Programm hinterlegen
  • 04.01.2018: in der Ökobox-Auftragsbearbeitung werden nun bei Änderung relevanter Adressfelder vor der Neueinsortierung sicherheitshalber die alten Koordinaten gelöscht
  • 04.01.2018: verbesserte Protokollierung beim Lieferschein-Emailversand, falls Anhänge nicht gefunden werden
  • 03.01.2018: Für Lieferungen ins Nicht-EU-Ausland lassen sich nun mei jedem Artikel eine oder mehrere Zollnummern einpflegen
  • 03.01.2018: Sortiment aus Auftrag entfernen klappt nun auch bei mehrfach enthaltenen Kisten korrekt
  • 03.01.2018: in der Anbauplanung das Löschen einzelner Parzellen ermöglicht
  • 03.01.2018: interne Stabilitätsverbesserungen beim Einlesen im Shop geänderter Kundendaten
  • 02.01.2018: Möglichkeit, die im neuen Shopmodell gemachten Aboänderungen im PCG automatisch einzulesen (zunächst nur einzeln manuell)
  • 24.11.2017: neuer Rechnungslisten-Filter auf alle Rechnungen, die zu einem bestimmten Termin noch offen waren
  • 09.11.2017: neuer Hinweistext, den die Packer sehen, sobald sie eine bestimmte Tour zu packen beginnen
  • 07.11.2017: automatischer Import der Shop-Newsletteranmeldung in eine Aktionsgruppe

[Wo finde ich die vollständige Changelogliste?]

DSGVO – die Zweite

Über die neuen Datenschutz-Regelungen, die ab Mai 2018 EU-weit reformiert wurden, haben wir bereits berichtet und als erste Aufgabe die Bestandsaufnahme angeregt.  Hausaufgabe erledigt? Hier eine kleine Kontrollfrage: Sollten alle wichtigen Mitarbeiter gleichzeitig ausfallen – könnten gute Leute aus der Branche den Betrieb anhand der Liste aller Prozesse wieder aufnehmen?

Schritt zwei: Machen wir ein „Betriebshandbuch“ aus der Liste

Was tun wir nun mit dieser Liste? Zunächst bringen wir sie in eine Form, die es uns erlaubt damit über eine lange Zeit -also eigentlich für immer- zu arbeiten. Eine Tabelle in Excel wäre eine einfache Möglichkeit, abgespeichert mit einem Versionsdatum oder einer Nummer, z.B. prozesse_0218.xls . Die DSGVO verlangt ein vollständiges und laufend gepflegtes Dokument – so wird das glaubhaft. Das ist aber nicht nur Bürokratie – mit Dokumenten, die den Stand der internen Abläufe zu einem Termin in der Vergangenheit zeigen können, wird es möglich Fehler zu finden – oder auch den Grund für eine Datenpanne zu analysieren.

Bisher haben wir ja nur eine Liste der Prozesse im Unternehmen – ein „Betriebhandbuch“ ist natürlich umfassender, es soll auch im Detail über alle Abläufe informiereren – das ist mehr als bei der DSGVO gefordert. Aber da es ja ein „lebendes“ Dokument ist, muss es ja auch nicht gleich komplett sein. Für unsere Zwecke sind diese Dinge zu jedem Prozess aus der Liste wichtig:

  • Wer ist der Verantwortliche? Hier sollte eine Rollenbezeichnung  stehen, Herr Müller könnte ja mal das Unternehmen verlassen und durch Frau Schulze ersetzt werden – oder Herr Müller und Frau Meier teilen sich den Job.
  • Berührt dieser Prozess Dinge, die die DSVGO regeln will? Also: Fallen beim Ablauf des Prozesses  Informationen über Personen (Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten) ? Also mehr als Name oder Rollenbezeichnung?

Damit ergibt sich schon: Es braucht auch eine Tabelle, wo die echten Personen den Rollen zugeordnet werden. Hier einige Ideen für „Rollen“:  Lieferant, Chef-Einkäufer, Packer, Chef, Steuerberater, etc.

Das ist also die Hausaufgabe bis zum März: Das Dokument und die Abläufe so einrichten, das Änderungen jederzeit einfach und schmerzarm eingepflegt werden können – sei es ein Mitarbeiterwechsel, ein neuer Lieferant oder der verbesserter Packablauf oder Backup-Ablauf.

Mindestens so einfach wie

  1. Dokument rausholen
  2. Änderung reinschreiben
  3. unter neuem Datum bzw. neuer Version (mit Datum) abspeichern

Das Ganze ist übrigens auch ein Prozess in unserer Liste…

Disclaimer: Wir können und wollen hier keine Rechtsberatung sein – dies ist lediglich unsere nach Bestem Wissen geschilderte Vorgehensweise.

Großes PCG Anwendertreffen 2018

Viele neue und junge PCG NutzerInnen folgten unserer Einladung nach Schmerlenbach bei Aschaffenburg zum Anwendertreffen 2018. Zusammen mit vielen bekannten Gesichtern und einem Großteil des PCG Teams waren knapp 60 Leute von 32 Betrieben versammelt.

Begonnen haben wir mit der Vorstellung von verschiedenen Dienstleistungs-Paketen die wir für die PCG-Anwender als nützlich sehen – von einer Beratung bzgl. des Einsatzes der Warenwirtschaft (Charly), über das neue Backup oder Hilfestellung beim Umsetzen einer einheitlichen Email-Kommunikation (Bob).  Nach einer Auflockerung mit der Vorstellung des Chat-Systems stellte Hanno unser neues Dokumentationssystem vor. Inhaltlich ging es natürlich viel um den neuen Shop – was kann man damit tun, was gibt es alles einzustellen? Wir haben dies bei einem „Streifzug“ durch die Bausteine des neuen Systems gezeigt. Konzipiert als offenes System, werden noch in 2018 einige Angebote speziell zur Implementation der Online-Shops hinzukommen. Leon, vielen bekannt als Gesicht hinter der Driver-App hat eine Idee dazu vorgestellt – spannend! Die Nutzer des neuen Shops haben spontan noch eine eigene kleine Sitzung einberufen – und gute Ideen entwickelt.

Wie immer stellten Erhard, Markus, Sandra und Hanno Neues aus dem PCG vor. Ralph zeigte -mit samt aller Hardware!- wie ein Telefonsystem mit dem PCG verbunden wird.

Jeden Abend ging es in der Bar weiter (ein neuer Raum im Klostergebäude!), denn es gab und gibt innerhalb der Nutzergemeinschaft immer viel auszutauschen.

Wir bleiben bei dem Konzept: ein Anwendertreffen im Herbst an einem Freitag und Samstag in Deutschlands Mitte (Kassel), und ein Anwendertreffen im Januar/Februar von Mittwoch bis Freitag in Schmerlenbach bei Aschaffenburg. Meldet Euch wieder an, immer 4 – 6 Wochen vor dem Termin, bitte bei Sandra!

Meet the Team: Hanno

Heute ist in unserer Vorstellungsrunde Hanno an der Reihe:

„Ich heiße Hanno Scholz, und im PCG bin ich Teil des Supportteams. Nach vier Jahren als Fahrer und im Büro eines PCG-Lieferbetriebes habe ich 2014 sozusagen auf die andere Seite des Telefons gewechselt. Gemeinsam mit meinen KollegInnen versuche ich, für eure Fragen und Anliegen Antworten zu finden, die euch in der aktuellen Situation weiterhelfen, wenn möglich aber darüber hinaus auch Anregungen zum zukünftigen Erschließen noch ungenutzter Funktionalitäten zu vermitteln.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist es, mich an der Dokumentation der Module, dem Verfassen von Anleitungstexten und der Pflege der Neuerungsdokumentation zu beteiligen: Momentan liegt mein Hauptschwerpunkt auf dem Umzug unseres PCG-Hilfesystems in ein auch die Onlineshop-Hilfen umfassendes Wikisystem, das für uns leichter zu pflegen und für euch besser zu benutzen sein soll.

Ich lebe und arbeite in meinem Geburtsort Leipzig, wo ich vor mittlerweile über vier Jahrzehnten geboren wurde. Freie Zeit verbringe ich überwiegend mit meiner wunderbaren Familie, langweilig wird uns fünfen eigentlich nie. Hätte ich etwas mehr Zeit bzw. Muße, würde ich gern öfter die Klarinette und das Saxophon zur Hand nehmen und damit ein zumindest für den Hausgebrauch brauchbares Level erreichen.“

Entwickler-Info 1/2018: jQ3, Mapping

Unter dieser Kategorie Entwickler informieren wir zu Änderungen am Systems. Normalerweise werden wir alle Interfaces (CSS-Klassennamen, API-Aufrufe, Abhängigkeiten von Bibliotheken) rückwärts-kompatibel halten. Deshalb gibt es hier insbesondere Neuerungen zu finden, die in Eure betreuten Websites einfliessen können, aber i.d.R. nicht müssen. Gelegentlich erwähnen wir auch Fixes für „prominente“ Bugs.

Januar 2018
  • Script-Aufruf .../client1.js verwendet nun Jquery3. Unser Interface war auch bisher JQ3 Kompatibel, nur musste man diese Abhängigkeit selber in einem eigenen Startup-Script pflegen.
  • Neue Produkt-Datenblätter in der Artikel-Detailansicht. Durch die Einbindung von DataNatuRe werden nun auch neue Produkt-Datenblätter an dieser Stelle erscheinen. Leider konnten wir hier nicht die gleichen CSS-Klassenbenennungen wie im Ecoinform-Falle beibehalten. Ggf. fällt also hier neue Design-Arbeit an!
  • Fix, nur zur Info: Mobile-Touch ist zur Navigations-Komponente hinzugekommen. Es fehlt leider immer noch in der SubNavi-Kompnente.
Dezember 2017
  • Eine neue Mapping-Option erlaubt es, je nach angezeigter Navigationsebene eigene Webseiten anzusteuern. So kann z.B. eine bestimmte Warengruppe/Preisliste in einem andern Design/Layout dargestellt werden. Dies wird im (optionalen) Start-Script hinterlegt, z.B. so:
oo.configureShopPageMap({ // mappings 
 'Group:66': "shop1.html", 
 'Group:68': "shop2.html" 
});

Dieses Mapping greift bei Klicks auf alle Links die die Navigationsebene ändern, gleich von welcher Komponente.

  • Die Shopkomponenten hat in der Detailansicht einen Link zurück zur übergeordneten Ebene bekommen. So lassen sich noch kompaktere Screens bauen. Dieser Link (.oo-shop-sl-parentlink) ist in der Vorgabe ausgeschaltet, damit kein Design zerstört wird.
  • Die Ladeanzeige fügt nun eine CSS-Klasse an den Body-Tag, wenn die Seite (aus Sicht des OO-Frameworks) erstmalig komplett geladen wurde. Damit können Einblendungen etc. rein per CSS erfolgen. ohne auf eigene Javascript-Funktionen im Start-Scriptt zurückgreifen zu müssen.

zum letzten Beitrag in dieser Kategorie.

Ready for Business! Websites mit neuem Shopsystem

Zugegeben, wir haben lange gebaut daran – aber dafür sind nun alle gewohnten Funktionen drin – und natürlich noch viel mehr!

Eigentlich ist das System ja schon seit Februar letzten Jahres in Betrieb. Die Umsetzung der damit nun möglichen Verkaufskonzepte ist oft aber nicht nur ein technisches Ding, sondern zieht einiges Nachdenken in den Betrieben nach sich. Es erfordert gelegentlich organisatorische Änderungen, zwingt manchmal über das gesamte Marketing-Konzept nachzudenken…kurz: es braucht auch Zeit.

Neben der Modernisierung der technischen Basis können nun viel mehr Artikel-Details dargestellt werden, es gibt Filtermechanismen, die Navigation ist direkt aus dem PCG frei gestaltbar, es gibt mehr Möglichkeiten Abokisten darzustellen, wir haben die Anmeldung („Gast“) entspannt und auch die Abosteuerung ist zurück.

Mittlerweile haben einige Betriebe den neuen Shop eingebaut. Das bedeutet es gibt nicht nur das PCG-Team was Euch beraten kann, sondern es gibt auch Kollegen die bei Fragen helfen. Vieles was wir gelernt habe ist im neuen Dokumentationssystem gelandet, das wir auf dem Anwender-Treffen in Kürze vorstellen werden.

Das neue System besteht aus Bausteinen, welche in einen Website eingebaut werden müssen. Es gibt z.B. eine Warenkorb-Komponente, eine Komponente zur Artikeldarstellung, zur Anmeldung, zur Filterung der Produkte oder Komponenten für  Chat und Mail. Nachdem man sich klar geworden ist, auf welche Seiten man diese Komponenten am besten setzt, muss der WebDesigner diese noch in Eurem Stil „anziehen“.

Im Gegensatz zum bisherigen System ergibt das sehr viele Freiheiten zur Gestaltung – diese Freiheit zwingt zum Nachdenken: wie kann ich meine Produkte am besten in Szene setzen? Verrückt oder Traditionell? Mit Vielfalt oder auf Zielgruppen zugeschnitten? Natürlich kann man bei Kollegen abschauen…oder bei anderen Shops da draußen.

Es gibt bereits einige Websites, mehrere WebDesigner kennen sich also damit aus und können Euch ein Angebot machen. Auch wir als PCG-Team werden Euch im Laufe des Jahres Angebote für vorkonfigurierte Systeme machen können, inkl. Schulung und Hilfe bei der Ersteinrichtung.

Im Laufe von 2018 wird es auch  ein vorgefertigtes Standard-System geben, welches mittelfristig das aktuelle („Amperhof“)-Modell ersetzen wird. Auch dieses soll „out-of-the-box“ funktionieren und mit wenigen Handgriffen anzupassen sein. Natürlich hat man dann ein Standard-Layout und nicht die Flexibilität der oben geschilderten Lösungen.

Übrigens könnte man das neue System auch „nebenher“ einbauen: Warum nicht eine Webseite nur für einen Event? Nur für einige Warengruppen oder Marke? Für Rezepte oder für eine bestimmte Region? Mit der Technik der Alternativ-Systeme ist dies leicht möglich, parallel zum Haupt-Shop.

Gern beraten wir Euch!

Mehrere Shops an einem PCG!

Ziele auf die Zielgruppe – verwende mehrere Shops!

Mitunter zeigt es sich, das man mit einem Shop nicht alle Kunden einfangen kann: vielleicht wird unter einem Namen (==WebSite, Marke) bereits etwas anderes erwartet oder die Zielgruppe eben woanders (bei Facebook?). Auch die Trennung von lokaler eigener Auslieferung und Versand kann mit einem zweiten Shop leichter sein. Und bei einem Umbau der Webseite kann eine weitere Shop-Instanz hilfreich sein, um in Ruhe testen zu können.

Eine Shopeinbindung in den WebSite bedingt immer auch eine Reihe von Konfigurationen – da geht es um Web-Adressen, Stile und Designaspekte, aber auch um Entscheidungen, welche Daten (Preislisten/Warengruppen oder Touren) angeboten werden sollen.

Mit Hilfe von sogenannten „Alternativsystemen“ kann man dies recht einfach bewerkstelligen. Dabei werden weiterhin alle operativen Daten mit dem PCG ausgetauscht und bearbeitet. Die Konfiguration der Shops wird aus dem Standard-System ererbt und kann dann angepasst werden. Zum Beispiel die Lieferkosten, Sprachoptionen oder Textbausteine – direkt im gewohnten Admin-Bereich des Shops.

Das  Alternativsystem ist nicht zu verwechseln mit dem Staging-System: dieses dient zum Test und ist nicht (notwendigerweise) mit einem ERP System (PCG) verbunden.

Neue Datenschutzregelungen 2018

Ein Thema, das 2016 schon mal auf dem Tisch war – da gab es doch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) … und nun schon wieder? – Ich sehe, dass viele jetzt beim Lesen mit den Augen rollen 😉 Aber zum fairen Handel gehört der faire Umgang mit den Daten der Menschen mit denen wir handeln und zusammenarbeiten – und deshalb sollte es sogar ein Chef-Thema sein.

Im Mai 2018 tritt EU-weit eine umfassende Datenschutzreform in Kraft. Die Regeln sind schon seit einiger Zeit bekannt und werden zu dem Termin aber mit dem Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) aktualisiert und verpflichtend.

Relevant ist es in aller Regel für die Anwender des PCG – selbst wenn man ein System ohne Online Shop betreiben würde. Im Kern geht es ja um personenbezogene Daten.  Aber bei der Gelegenheit kann man auch gleich andere Datenflüsse beleuchten.

Für größere Betriebe gibt es ausführliche Regelwerke (ITIL) und „Best Practices“, die oft zur Bedingung oder Vorbereitung von Zertifizierungen dienen.  Aber auch wenn man keinen ISO9000-Stempel haben möchte, bieten schon die Inhaltsverzeichnisse solcher Anleitungen gute Hinweise wo alles Risiken versteckt sein können.

Die wenigsten werden die Geduld haben sowas durchzuarbeiten, deshalb werden wir in den nächsten Ausgaben jeweils einige Aspekte des Gesetztes diskutieren. Diesen Lesestoff kann man gern als Hausaufgabe betrachten – so ist der Betrieb im Mai fit dafür.

Alternativ  kann man sich von Dienstleistern helfen lassen, die -im Gegensatz zu uns- auch rechtlich bindende Aussagen machen können.

Erster Schritt: Bestandsaufnahme

Viele Betriebe sind über die Jahre gewachsen – neue Mitarbeiter haben Aufgaben übernommen, welche vorher der Chef/die Chefin selber wahrgenommen hatte; Wachstum führt oft auch zur Spezialisierung von Aufgabengebieten mit eigenen Regeln und Abläufen. Da kann durchaus etwas der Überblick verloren gehen – und den braucht man, um Risiken für die „Daten“ der Mitarbeiter, der Kunden oder den Betrieb selber zu erkennen.

Am Besten man begint mit einer Liste an Prozessen die im Betrieb bekannt sind. „Neukunden-Anlegen“ oder „Bestellung abwickeln“ sind offensichtlich, aber auch „Mitarbeiter verlässt uns“ oder „Artikeleinkauf“ sollten in dieser Liste zu finden sein. Nach einer Weile Nachdenken sollte die Liste vielleicht 20 Einträge haben, vielleicht mehr. Manche Prozesse, die zwar schon immer existieren werden mitunter dabei erstmals einen Namen bekommen.

So ein Prozessverzeichnis ist übrigens auch hilfreich um neue Mitarbeiter anzulernen oder um interne Abläufe zu vermessen und zu optimieren. Aber darum soll es hier nicht gehen.

Im nächsten Schritt schreibt man zu diesen Listeneinträgen die Datenprozesse, die beteiligt sind. Beim Beispiel der Neukunden-Anlage wäre dies zunächst  die Erfassung der Daten – vom Online Shop oder einer Email oder per Telefon. Vielleicht hilft eine kleine Skizze dabei. Nun könnte man hinzufügen, wer diese Daten „bewegt“ (Ein Name oder eine Rolle, z.B. „Kundenbetreuung“), womit er sie bewegt („Email-Programm“, „PCG“) und wo diese Daten „lagern“ („Sever mit PCG“, „oekobox-online“). Wahrscheinlich zuerst in einer Email-Mailbox, dann lokal in einer Datenbank und dann auch Online in einer Datenbank – der neue Kunde soll sich ja im Shop anmelden können.

Hier noch ein paar Ideen für Prozesse, die in der einen oder anderen Form bestimmt bei jedem zu finden sind, manche sind möglicherweise sehr ähnlich und können zusammengefasst werden:

  • Aboänderung, Urlaubseinträge, Stammdatenänderung von Kunden
  •  Änderung von Mitarbeiter-Daten (o-ja, das sind auch Personen!), Zeiterfassung oder Urlaubsabsprachen
  • Tracking-Daten-Sammlung von WebSeiten und dem Online Shop: wer sammelt, wer macht was mit den Daten?
  • Erfassung und Pflege von Lieferanten-Daten
  • Prozesse im Bestellwesen
  • Fahrer und Liefer-Prozesse (Fahrer-App)

Einige dieser Dinge mögen Euch nicht so bewusst sein (weil hinter einem Button im PCG verborgen) oder sogar gar nicht interessieren – gern könnt Ihr uns im PCG-Team dazu befragen. Oft ist es interessanter als Ihr denkt 😉 – zudem ist es wie gesagt Chefsache, es könnte ja auch sein, ein Datenschutzeauftragter kommt bei Euch vorbei und fragt.

In vier Wochen werden wir diese Liste brauchen, um Datenfelder zu benennen, Risiken zu identifizieren und um Verantwortlichkeiten zu erkennen.

Artikelpräsentation, DataNatuRe, Ecoinform

Schon seit einiger Zeit baut die DataNatuRe Genossenschaft an einer Produktdatenbank für den Bio- und Naturwarenhandel. Neben Daten aus unserem systemeigenen „Ökobox“-Pool und denen des Pioniers auf diesem Gebiet, Ecoinform,  können unsere Shops nun auch Daten von dieser neuen Quelle darstellen (Januar 2018: Aktuell läuft diese Funktion im Test-Modus).

Im Online-Shop brauchen wir Beschreibungen, Bilder, genaue Herstellerangaben und Details zu den Inhaltstoffen. Dies ist wichtig für die Anzeige, aber auch zum Filtern und Organisieren der Informationen auf den Webseiten. Einiges davon ist aber auch im Warenwirtschaft-Backend wichtig. Wer schon mal neue Artikel im System angemeldet hat, weiß wie aufwändig dieser Prozess sein kann.

Möglichst einfach für den Verkäufer ist es natürlich, wenn diese Daten vollständig und gleichförmig vorliegen, denn dann kann das Einspielen automatisch erfolgen. Leider ist das aber nicht immer der Fall: warum ist das eigentlich so schwierig, gute Artikel-Informationen für den Online.Shop zu bekommen? Oder anders gefragt: warum ist es so schwierig eine einheitliche Datenbank aufzubauen?

Zum einen hat nicht jeder Hersteller die Kapazität um seine Produkte für alle Verkaufskanäle gut zu präsentieren. So soll ein Bild für den Druck meist hochauflösend und detailreich sein, während für eine Artikelliste im Online-Shop eher ein plakatives und wenig datenintensives kleineres Bild in Frage kommt.

Andererseits wird eine zentrale Datenbank von vielen Menschen auf verschiedenen Positionen verwendet. Die haben  oft einen sehr spezifischen Blick auf die Daten haben: Buchhalter schauen z.B. eher auf die Preise statt die Bilder, Marketingleute wiederum haben den Text und das Bild im Blick, aber weniger die Inhaltsstoffe. Statistiker vergleichen Warengruppen und brauchen die Artikel in einer bestimmten Ordnung. Manche meinen es gut und Füllen die Felder für Beschreibung-lang, Beschreibung-mittel und Beschreibung-kurz aus, andere haben’s eilig und schreiben ein Sätzchen auch noch ins „-lang“ Feld.

Die Artikelinformation unterscheiden sich zudem je nach Warengruppe – d.h. es gibt andere Datenfelder bei einem Käse (z.B. Fettgehalt, Rinde oder Labart)  als bei einem Wein (Trinktemperatur oder Dekantierzeit) . Und dann ist die Struktur und der Typ der Daten auch nicht gleich: Die Fettstufe kommt in Zahl % daher, aber beim Herkunftsland muss es eindeutige Angaben geben. Allergene kann es eines geben oder 10, Zertifizierer gibt es zwar meist einen, manchmal aber auch mehrere.

Diese Komplexität zeigt sich sogar bei dem doch recht jungen, mit modernen Mitteln und auf breiter Basis projektierten Datenbank von DataNatuRe. So bekommen wir für unser System zwar alle Informationen, aber die Aufbereitung ist nicht ganz einfach:

  • Aus der Vielzahl der Datenfelder (insgesamt weit über 1000) müssen die relevanten zur Filterung oder Anzeige im Online-Shop ausgewählt werden – und das obwohl die Warengruppen-Zuordnung in den einzelnen Shops i.d.R. nicht der Vorgabe des Datenlieferanten entspricht
  • Viele Zahlenwerte sind nicht homogen eingetragen und können nicht ohne weiteres, z.B. bei einer Filterung verglichen werden (100ml sind zwar 0.1l, aber das weiß ein Computer nicht so ohne weiteres)
  • Trotz viel Mühe bei den Eingabemasken habe ich schon Veganes gesehen, was explizit nicht vegetarisch ist, oder eine Hühnerbrühe die explizit kein Schweinefleisch beinhaltet (oh).
  • Es passiert oft, dass manche Artikel eine superausführliche Beschreibung haben, andere nicht – sofern diese Artikel z.B. im Shop nebeneinander stehen, fällt dies negativ auf – ganz abgesehen von Artikelnamen die sich um den Bildschirm herum wickeln.
  • Bilder sind leider typischerweise nicht Web-gerecht vorhanden – also optimiert für kleiner und große Bildschirme, für detail- oder Listendarstellung. Hier greifen dann automatisierte Bildverarbeitungsalfgorithmen, die mit sehr unterschiedlichen Ausgangsmaterial klar kommen müssen.

Nicht zuletzt gibt es eine Reihen von Zusatzinformationen, die ihrerseits Daten erfordern, die von weiteren Quellen hinzugefügt wird. So haben wir eigene Datenpools mit Informationen zu Herstellern, Verbänden oder Herkunftskennzeichen.

Um die Verwendung all dieser Informationsdetails möglichst einfach zu machen, gibt es im PCG das InfoPool-Modul.  Damit können nicht nur Gruppen von Artikeln en-mass bearbeitet werden, auch kann man sich mit Hilfe einfacher Abhängigkeits-Regeln die Arbeit vereinfachen. Schliesslich müssen die Informationen stimmen, auch wenn der Hersteller z.B. die Rezeptur einer Creme mal ändert.

In den Shopeinstellungen können die verschiedenen Pools zugeschaltet werden. Für schnelle Resultate kann das System einfach fehlende Informationen von diesen Datenquellen hinzumischen, z.B. durch Zuordnung per GTIN. Zudem gibt es dort  Statistiken über deren Verwendung und Abfragemöglichkeiten, die während der Dateneingabe und zur Kontrolle verwendet werden können.