Monatliche Rechnung per Mail

Automatisierter Versand von Rechnungen aus dem Kundenstamm

Schon sehr lange können im PCG die automatisch erzeugten Lieferscheine per Pdf-Email an die Kunden übermittelt werden, statt sie ausgedruckt in die Kiste zu legen – und mittlerweile geht bei Kundenwunsch auch beides. Das hat sich sowohl aus betriebsökonomischer als auch aus ökologischer Sicht so gut bewährt, dass sich viele Betriebe die selbe Möglichkeit auch für die Kunden (meist Firmen) gewünscht haben, die zusätzlich zum Lieferschein auch eine Rechnung benötigen. Für die im Packstellen- oder Abrechnungsmodul gemeinsam mit den Lieferscheinen automatisch erzeugten Rechnungen haben wir das seit etwa anderthalb Jahren bereits umgesetzt, wobei die Rechnung bei Bedarf auch an eine im Kundenstammmodul separat einpflegbare Rechnungs-Emailadresse gehen kann.

Nun sind wir den nächsten Schritt gegangen und haben den gesammelten Emailversand auch für die im (großen oder kleinen) Kundenstamm erzeugten Rechnungen eingebaut – also typischerweise für die Monatszahler. Bei vielen Betrieben dürften dadurch nun eine ganze Anzahl monatlicher Kundentermine für den manuellen Emailversand der Monatsrechnungen überflüssig werden.

Die Handhabung ist eher simpel: Sowohl im Kundenstammmodul als auch im Kundenfenster der Auftragsbearbeitung lässt sich nun beim Erstellen von Rechnungen als Ausgabe neben dem Ausdrucken (oder im Fall von „nur den gewählten Kunden“ alternativ der Druckvorschau) Email auswählen: Dann werden die erzeugten Emails mit angehängtem Rechnungs-Pdf beim nächsten Versenden der Lieferscheinmails gesammelt mit verschickt – entweder per Automatikaktion oder manuell.
Ist im Kundenstammmodul eine abweichende Rechnungs-Mailadresse eingepflegt, wird diese natürlich auch hierbei benutzt, ansonsten geht die Rechnungsmail an die normale(n) Mailadresse(n) des Kunden.

Übrigens:
In einem der nächsten Artikel werden wir eine für das neue Shop-Modell erstellte Funktion vorstellen, mit der der Kunde selbständig direkt im Shop den Emailversand seiner letzten Rechnungen oder/und Lieferscheine auslösen kann.

2 Gedanken zu „Monatliche Rechnung per Mail“

  1. „Bei vielen Betrieben dürften dadurch nun eine ganze Anzahl monatlicher Kundentermine für den manuellen Emailversand der Monatsrechnungen überflüssig werden.“…das Erstellen der Rechnungen muss trotzdem noch manuell erledigt werden, oder gibt es da auch einen Automatismus?

    1. Das ist bei Filterung auf die „Abrechnung-nur-im-Kubdenstamm“-Kunden an jedem Monatsletzten ein Klick – und aus meiner Sicht ist das Erstellen einer Rechnung ein Vorgang, bei dem doch lieber ein Mensch entscheiden sollte, ob, unter welchen Umständen und wann genau er ihn auslösen will.
      Die dadurch mögliche Arbeitsersparnis rechfertigt für mein Empfinden weder eine möglicherweise vorzeitige Rechnungserstellung per Automatik bei außerplanmäßigen Packverzögerungen noch ggf. nicht rechtzeitig zum Monatsletzten erstellte Rechnungen, weil der Monatswechsel vielleicht gerade auf ein Wochenende fällt und dann die Automatik ggf. gerade nicht läuft (oder einfach bei einer erstmal unbemerkt hängengebliebenen Automatik) …

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