PCG Anwendertreffen 2021

Wie auch die letzten Jahre wird unser PCG Anwendertreffen am Jahresanfang stattfinden. Wir rechnen sogar mit mehr Anmeldungen, denn wir kommen Euch sozusagen entgegen: Ihr schaltet Ihr Euch von Zuhause oder dem Büro online in die Themenblöcke, die Euch interessieren. Eine gewisse Anzahl an Anwender*innen wird (wenn alles gut geht) vor Ort im Tagungszentrum dabei sein können.

Über das Procedere hat bereits ein Forums-Beitrag informiert. Anmeldungen sind wie gehabt bei Andrea möglich! Zeitnah werden demnächst die Themenblöcke für das Treffen, das vom 03.-05. Februar 2021 stattfindet, veröffentlicht. Traditionell wird es am Mittwoch Abend den Rückblick und die Vorausschau auf unsere Aktivitäten geben.

Bitte nutzt diese digitale Form des Austauschs und der Schulung. Wenn wir in Vorjahren immer wieder Betriebe, die sich spät anmelden, vertrösten mussten, weil Raumgröße und Hotelbetten am Limit waren: in 2021 werden kaum Grenzen gesetzt sein. Das ist mal ein positiver Aspekt dieses ansonsten sehr besonderen Jahres 2020!

Hinter uns liegt dann ein in jeder Hinsicht ereignisreiches Jahr. Darauf sollten wir stolz sein und sehr optimistisch in die Zukunft schauen!

Neu & informativ: pcgaertner.de

Fokussiert und gestrafft präsentieren sich nun die Seiten von www.pcgaertner.de. An alles wurde gedacht:

* die vielen Module , die Anwender*innen für die tägliche Arbeit im Betrieb zur Verfügung stehen
* die Möglichkeiten von Schulung, Austausch, Webinaren und Support, die angeboten werden
* die Erreichbarkeit der Hotline
* die ursprüngliche Idee hinter der PC Gärtner Software
* …. und das PC Gärtner-Ökosystem als Unternehmensverbund

Die drei großen Anwendungsbereiche des PC Gärtner werden außerdem herausgearbeitet:
Vor vielen Jahren begann es mit der Anbauplanung am PC. Zu diesem Geschäftsfeld hinzugekommen sind dann die warenwirtschaftliche Unterstützung von Hofläden sowie Lieferbetrieben. Die Lieferlogistik wird durch einen OnlineShop abgerundet.

Damit wendet sich der PC Gärtner bewusst an den Mittelstand. Dazu gehören Initiativen und Kooperationen sowie inhabergeführte Familienbetriebe, in denen das Know How von Generation zu Generation weitergegeben wird.
Viel Spaß beim Entdecken der Zusammenhänge im großen Ganzen 🙂

Die Kassensicherungsverordnung TSE

Der 1. Oktober 2020 ist ein wichtiger Termin für alle Betriebe mit Ladenmodul, denn dann endet die TSE-Nicht-Beanstandungsfrist. Momentan haben sich einige Bundesländer auf eine Verlängerung bis 31. März 2021 geeinigt und weil da noch Bewegung ist, bitten wir den aktuellen Stand für das Euch betreffende Bundesland online zu suchen.
Für alle noch einmal: TSE steht für Technische Sicherheits Einrichtung, mit der ab dem 1.Januar 2020 alle Kassensysteme ausgerüstet sein müssen.

Wir haben im PC Garten Team bei der Entwicklung auf die stationären TSE-Speicherchips gesetzt. Zum Glück! Denn die alternativen Cloudlösungen haben bisher keine Zulassung erhalten.
Was nun vor uns liegt ist die Einrichtung der TSE-Speicher bei euch. Dazu hatten die Benutzer*innen des Modules alle wichtigen Hinweise per Mail erhalten.
In Kurzform beinhaltet diese Mail wichtige Infos zum USB Speicherchip, zu den Kosten, zur unterschiedlichen Behandlung von Einzelkassen bzw. Betrieben mit mehreren Kassen und zur notwendigen Windows- bzw. Serverversion, die installiert sein muss sowie zum PCG Update.

An die betreffenden Betriebe geht die dringende Bitte, sich für die passende Hardware Anfang September zu entscheiden damit dann die TSE Einrichtung gestartet werden kann.

Gut zu wissen: Import von Überweisungen

Ein Feature im Kundenstammmodul soll hier einmal in den Mittelpunkt gerückt werden, und zwar die Möglichkeit, den CSV-Export einer Finanzsoftware in den PC Gärtner zu importieren.

Dazu wird im Kundenstammmodul unter „Import Überweisungen“ ein Dialog gestartet, der den Dateiaufbau in punkto Kopfzeile, Trennzeichen und Masken definieren soll. Anschließend kann die csv-Datei kontrolliert, halbautomatisch verknüpft und den entsprechnungen Kunden- und Rechnungsnummern zugeordnet werden. Auch sind mehrere Filter wie zum Beispiel „bereits bezahlt“ anwendbar, die schnell helfen, einen Überblick zu bekommen.

Die einzelnen Schritte sind in dem Text „Überweisungen importieren“ in der internen Dokumentationsplattform nachlesbar.

Das Aufgaben-Modul im PC Gärtner

Datenschutz – (Unerwarteter) Mitarbeiterwechsel – Prozesse optimieren

Wir wollen noch einmal auf ein gern übersehenes Feature  hinweisen. Und zwar aus Gründen, die auf alle Betriebe zutreffen:

  • Die DSGVO zwingt uns seit 2018 mit guten Gründen, Prozesse und Aufgaben zu dokumentieren, u.a. um Datenschutzaspekte nachprüfbar zu machen.
  • Das hat zudem den Vorteil, dass diese Prozesse und Aufgaben für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nicht erst dokumentiert werden müssen, sondern bereits im System hinterlegt sind und es so einfacher ist, den Geschäftsbetrieb immer aufrecht zu erhalten und grundsätzliches Know-how zu bewahren.
  • Auch im alltäglichen Betrieb und mit Mitarbeiter*innen, die sich eine Aufgabe teilen, ist eine elektronische Ablage und Notiz das geeignete Mittel zum Zweck.
  • Die Mitarbeiter*innen werden automatisch, regelmäßig und tag- bzw. zeitgesteuert am PC informiert, dass eine Aufgabe anliegt.Aufgabenliste

Welche Beispiele im alltäglichen Arbeitsleben können das sein?
Hier ließe sich das Abholen der tagesaktuellen Preislisten eines Großhändlers nennen oder aber die einzelnen Schritte beim Versenden von Serienmails.

Auch die Zusammenarbeit des Mitarbeiters mit der „Maschine“ wird einfacher, wenn z.B. seltene Prozessschritte, die nicht automatisch ablaufen können, als Termin oder Todo in der Liste landen.

Die Aufgaben-Verwaltung ist unter Hilfsmittel im PC Gärtner Startmenü zu finden. Weitere Info zu DSGVO-Aspekten im PCG findet ihr in den Hilfeartikeln.

Gut zu wissen: Suche nach Auftrags- oder Rechnungsnummer

Die Ökobox Auftragsbearbeitung ist jetzt um eine Funktion reicher:
Unter „Suche Auftrag finden sich nicht nur die

  • Suche nach Kistennummern
  • Suche nach Auftragsnummern

Auch die Suche nach Rechnungsnummern ist im aktuellen PC Gärtner jetzt möglich und erleichtert es, entsprechende Kundenanfragen schnell zu klären und zu beantworten.

Die Inventur-App

Das Jahresende naht und damit vielleicht eine Inventur des aktuellen Bestandes. Grund genug, um noch einmal an die seit diesem Jahr funktionalere App zu erinnern.

Funktionaler ist sie deshalb, weil sie netzwerkunabhängig von Windows und WLAN arbeitet und deshalb auch im Kühlhaus problemlos anwendbar ist. Auch Kommazahlen in den Beständen sind möglich. Und immer gilt: je nachdem wie konsequent im Betrieb beim Ausbuchen von Verlust gearbeitet wird, ist die App auch mal zwischendurch erforderlich. Dafür können generell Windows-Tablets und Android-basierte Geräte verwendet werden.

Zettel adé

Mit dem Hofladenmodul steht auch die Einkaufslisten-App zur Verfügung, die sich besonders an Hofbewohner- oder Mitarbeitereinkäufe richtet.

Zettel, die sonst im Laden in Kassennähe herumliegen und noch extra eingetippt werden müssten, sind damit obsolet. HofbewohnerInnen und MitarbeiterInnen sind hier ganz normal im Kundenstamm vermerkt und mit einem Extrahäkchen „Hofladen-Kunde“ versehen. Zusätzlich wird noch eine PIN unter den Mitarbeiterstammdaten benötigt .

In der App kann dann gezielt nach Artikeln gesucht werden bzw. auch danach, was der- oder diejenige bisher an Artikeln gekauft hat. Selbstverständlich kann auch der Barcodescanner eingesetzt werden. So wird nichts Wichtiges für das Abendessen vergessen.
Sollte einmal keine Verbindung bestehen, ist es trotzdem möglich temporär offline weiter einzukaufen. Denn wenn wieder Verbindung besteht, dann werden die Einkäufe verbucht.

Gut zu wissen: Rechnungslisten im PCG erstellen

Rechnungen lassen sich im PC Gärtner seit einer Weile auch noch nach dem Erstellen blockweise als PDF ausgeben. Das kann von großem Vorteil sein, wenn die Buchhaltung sie in dieser Form benötigt, oder falls sie auf diese Weise unveränderlich archiviert werden sollen.

Im KundenstammModul unter Rechnungslisten kann nach den entsprechenden Rechnungen gezielt gesucht werden.

Im Suchergebnis ist dann wählbar, ob nur eine Rechnung oder alle gewählten Rechnungen als PDF abgespeichert werden sollen. Auch ein Export der Rechnungsliste als Datei ist möglich.

Blockweise als PDF oder CSV

Schöner schreiben

Kürzlich sind neue Variablen hinzugekommen, die z.B. in Texten für Emails verwendet werden können. Variablen sind mit % umschlossene Begriffe, die beim Versand oder der Anzeige mit realen Werten ausgetauscht werden. So wird %Vorname% mit dem Vornamen der Empfängerin oder des angemeldeten Benutzers ausgetauscht, oder %Liefertag% mit dem (typischen) Wochentag der zugewiesenen Liefertour.

Manche Variablen können eine Nummer enthalten, und so z.B. auf einen Artikel verweisen: %Artikel.123.Bild% wird das Bild des Artikels mit der Nummer 123 einblenden und %Artikel.123.Preis% den Preis.

Die Liste der möglichen Variablen kann im PCG (z.B. in der Anschreibenverwaltung) oder im Shop bei der Eingabe von Textbausteinen oder der Inhalte abgerufen werden.

Übrigens können auch Textbausteine mit Variablen wiederum als Variable angesprochen werden: %ph.mailtrailer% würde den gleichnamigen Textbaustein einblenden.

Um den Umgang mit HTML zu vermeiden, akzeptieren mittlerweile viele Eingabefelder, bei denen Informationen für den Shop hinterlegt werden können, eine einfache Markierungssprache, wir nennen dies Wiki-Syntax. Mit wenigen Regeln kann so ein Text erstellt werden, der sowohl vom Menschen gut zu lesen ist, aber auch im Web-Umfeld passend formatiert werden kann: so wird z.B. __Fettschrift__ zu Fettschrift oder [https://pcgteam.eu|zum PCG-Team] wird ein HTML-Link zum PCG-Team.

Die Beschränkung auf wenige wichtige Formatierfunktionen verringert Fehlermöglichkeiten und erzeugt in den meist auch ein einheitlicheres Erscheinungsbild. Letzteres kann in Absprache mit dem Haus-Designer auch angepasst werden.