Großes PCG Anwenderteffen 2019

Ende Januar waren wir wieder in Schmerlenbach zum PCG Anwendertreffen versammelt! Und der große Raum war bis auf den letzten Platz besetzt. Schön, dass wir als PCG Team so viele bekannte und auch neue Gesichter begrüßen konnten.

Tagsüber wurden die Neuerungen im PC Gärtner vorgestellt. Dazu gehörten:

  • das Kommunikationsmodul
  • der Neubau der Packstelle
  • die Aktionsverwaltung

In der Beiratsrunde wurde unter Betriebsleiter*innen über künftige Neuerungen diskutiert. Diese Runde war auch offen für Interessierte. In einer parallelen Runde dazu konnten Fragen rund um den PC Gärtner gestellt werden.

Viel sehens- und hörenswertes war auch aus den Themenbereichen des PCG Universums dabei:

  • Es wurden die vielen Möglichkeiten besprochen, auf den Shop 2016 umzustellen. Für jede Betriebsgröße und jeden Geschmack sollte sich die passende Variante finden. Lasst Euch beraten.
  • Ausgiebig besprochen wurden auch Servicepakete für die Artikelpflege.
  • Zum Thema Online-Marketing hörten wir von John einen interessanten Vortrag, der an ein konkretes Angebot geknüpft war.
  • Wir haben auf die Schulungsangebote zum PC Gärtner in der Weiling Akademie hingewiesen. Bob schult zum Shop am 22. März (Coesfeld)/5. April (Lonsee) und Charly zum PCG am 21. März (Lonsee). Die Anmeldung bitte direkt bei Weiling!

Ja, und Abends haben wir gemütlich bei Wein, Bier und Knabbereien in der Kilian’s Bar zusammengesessen. Das Tagungszentrum hat uns wieder einmal verwöhnt und wir kommen in 2020 gerne wieder. Den Termin könnt Ihr schon notieren: 29. – 31. Januar 2020.

Tools für Mitarbeiter*innen

Vor allem für regelmäßige Termine im Büro- und Planungsalltag Eures Betriebes gibt es die Möglichkeit, Erinnerungen, Notizen und Aufgaben im PC Gärtner einzuschalten. Alle Funktionen dazu findet Ihr unter den Basismodulen unter „Hilfsmittel“.

Unter „Aufgaben“ kann es sich dabei um zeitlich gesteuerte Mitteilungen an genau den lieben Kollegen oder die Kollegin handeln, die mit einem ganz bestimmten Modul arbeiten und an einen wichtigen Punkt erinnert werden sollen. Oder es handelt sich um eine Aufgabe, die ein Protokoll erfordert wie z.B. das Protokoll für den Kühlraum.
Unter „Termine“ und „Notizen“ kann zwischen allgemeinen und privaten Terminen unterschieden werden.

So ist alles gut organisiert, auch wenn mal jemand im Urlaub oder krank ist bzw. wenn sich mehrere Mitarbeiter*innen gemeinsam um eine Aufgabe kümmern. Der Vorteil dieser elektronischen Erinnerung ist auch, dass kein Wind sie vom Schreibtisch wegpusten kann.

Touroptimierung mit dem PCG

Das Navigationsmodul des PC Gärtner dient dazu, die am Tag tatsächlich zu beliefernden Kunden in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Zusätzlich ist es eine notwendige Voraussetzung für die Nutzung der Driver App.

Die Reihenfolge kann von der für alle aktiven Adressen einer Tour korrekt gepflegten Sortierung durchaus abweichen. Das ist bedingt durch den Wegfall diesmal nicht zu beliefernder Kunden, weswegen an diesem Tag eine andere Reihenfolge kürzer oder schneller sein kann.
Deshalb kann im Navigationsmodul eine optimale Reihenfolge für die bestehenden Bestellungen ermittelt werden. So können erfahrungsgemäß unnötig gefahrene Kilometer vermieden und/oder eine deutliche Zeitersparnis erreicht werden.

Das Modul muss nach dem Bestellschluss und vor dem Packbeginn (bzw. dem Druck nach Reihenfolge sortierten Auswertungen) zum Einsatz kommen.
Die zu packenden Aufträge werden in die richtige Reihenfolge für die Lieferfahrt sortiert und erscheinen so sortiert sowohl im Packstellenmodul als auch in allen entsprechenden Auswertungen.

Tipp: Wird direkt in das Lieferfahrzeug geladen, sollte an der Packstelle die Packreihenfolge auf „rückwärts Packen“ gesetzt werden.

Mehr dazu gibt es in der Anleitung in der Dokumentationsplattform (nach Login).


PCG Webinare

Sind neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Betrieb, die sich gerade in die Funktionalität des PC Gärtner einarbeiten? Oder wollen erfahrene PCG Nutzer*innen sich verstärkt mit bestimmten Modulen beschäftigen?

Hier bieten sich die Aufzeichnungen unserer kürzlich gelaufenen Webinare an. Auf www.pcgaertner.de finden sich unter dem Punkt „Webinare Aufzeichnungen“ eine Liste und die einfache Bestellmöglichkeit der kostenpflichtigen Videos.

Die Webinare sind themenbezogen sortiert und zwar so:

  • Basisswebinare Ökobox 1 bis 5
  • Vertiefungswebinare Ökobox 1 bis 5
  • Webinare zur Buchhaltung und Auftragsbearbeitung 1 und 2
  • Webinare zum Artikelmanager 1 bis 5

PCG Webinar

Rechte für Mitarbeiterkonten im PCG

In ihrer täglichen Arbeit ist PC Gärtner Anwendern- und Anwenderinnen vertraut, dass es Nutzungsrechte für bestimmte Module des PCG gibt. Diese entscheiden darüber, welches Modul im PC Gärtner von welchem Mitarbeiter bzw. welcher Mitarbeiterin geöffnet werden darf.
Durch die DSGVO und auch auf Wunsch der Anwenderschaft ist diese Funktionalität jetzt erweitert worden. Zusätzlich zu den bisher existierenden Rollen bzw. Nutzungsrechten sind zwei weitere hinzugekommen, die bestimmte Bearbeitungsmöglichkeiten an einigen Stellen im PCG erlauben oder eben auch verhindern.

Die neue Funktionalität wurde zunächst hier implementiert:

  • das Bearbeiten der Verkaufsstellen im Artikelmanager,
  • der Bereich Liefertouren in den Ökobox Stammdaten,
  • das Verändern von Ökobox Auswertungen  und
  • der Bereich Vorschlagstypen des Wareneinkaufsmoduls.

Eine erste Übersicht und ausführliche Beschreibung inklusive einer detaillierten und ständig ergänzbaren Tabelle ist in der Modulreferenz der Mitarbeiterverwaltung enthalten.

Auch im PCG Forum wird aktuell auf das Thema hingewiesen.

Unterbrechungsfreie Stromversorgung

Aufgrund aktueller Supportfälle würde ich gern einen „Appell“ an unsere Anwender und Anwenderinnen richten, sich verantwortungsvoller um eine sinnvolle IT-Infrastruktur in ihrem Betrieb zu kümmern für den Fall, dass lokale Serverinstallationen verwendet werden.
Hintergrund sind mehrere Betriebe mit Datenfehlern nach einem Stromausfall, weil der Server keine unterbrechungsfreie Stromversorgung (sog. „USV„) hatte.

Hat der Betrieb zumindest eine USV für den Server, ist das Problem deutlich geringer und die Datenbank-Integrität bleibt in der Regel erhalten, als wenn gar keine Vorsorge getroffen wurde. Voraussetzung ist hier immer der Einsatz eines ADS-Servers.
Ob auch die Arbeitsstationen eine USV brauchen, muss auch entschieden werden. Wie schon gesagt: für den Server ist es am wichtigsten.

Wir möchten an dieser Stelle auch darauf hinweisen, dass solche Arbeiten (die mehrere Stunden umfassen können) nicht vom Service-Vertrag abgedeckt sind.

Monatliche Rechnung per Mail

Schon sehr lange können im PCG die automatisch erzeugten Lieferscheine per Pdf-Email an die Kunden übermittelt werden, statt sie ausgedruckt in die Kiste zu legen – und mittlerweile geht bei Kundenwunsch auch beides. Das hat sich sowohl aus betriebsökonomischer als auch aus ökologischer Sicht so gut bewährt, dass sich viele Betriebe die selbe Möglichkeit auch für die Kunden (meist Firmen) gewünscht haben, die zusätzlich zum Lieferschein auch eine Rechnung benötigen. Für die im Packstellen- oder Abrechnungsmodul gemeinsam mit den Lieferscheinen automatisch erzeugten Rechnungen haben wir das seit etwa anderthalb Jahren bereits umgesetzt, wobei die Rechnung bei Bedarf auch an eine im Kundenstammmodul separat einpflegbare Rechnungs-Emailadresse gehen kann.

Nun sind wir den nächsten Schritt gegangen und haben den gesammelten Emailversand auch für die im (großen oder kleinen) Kundenstamm erzeugten Rechnungen eingebaut – also typischerweise für die Monatszahler. Bei vielen Betrieben dürften dadurch nun eine ganze Anzahl monatlicher Kundentermine für den manuellen Emailversand der Monatsrechnungen überflüssig werden. „Monatliche Rechnung per Mail“ weiterlesen

Beirat

Schon zum PCG Anwendertreffen 2017 hatten wir beschlossen, einen Kundenbeirat zu etablieren. Das soll die Transparenz unserer Entscheidungen bzgl. der Entwicklungsschritte verbessern, eine Mitsprache zur Priorisierug ermöglichen, und natürlich erhoffen wir uns auch ein besseres Verständnis der Herausforderungen, denen unsere Anwender tagtäglich begegnen.

Aktuell haben wir neun AnwenderInnen, die ein gutes Spektrum unserer Kunden abbilden, wenn auch nicht optimal (Betriebsgröße, verwendete PCG-Module oder Shops).  Interesse? Weitere Mitglieder sind gern gesehen!

Seit ca. einem Jahr nun trifft sich diese illustre Truppe, meist einmal im Monat in einer Telefonkonferenz. Auch Anwender die nicht im Beirat sind können sich mit den Kollegen in Verbindung setzen. Obwohl wir vom PCG-Team aktuell die Beiratssitzungen  organisieren, ist dies ein Kundengremium welches sich zum Durchsetzen seiner Wünsche natürlich auch selbst organisieren kann.

Neben den offensichtlichen Themen wie den Programm-Funktionalitäten kommen auch viele Interna zur Sprache, von Qualitätsfragen über Priorisierung oder auch Personalangelegenheiten.

Aktuelle Themen waren und sind die Vorstellung der Support-Struktur im PCG Team, die Überarbeitung der Packstelle und Probleme und Umsetzung mit der DSGVO.

Eine kurze Vorstellung des Beirates findet sich auch im Dokumentationssystem.

Umstellungsware

Durch die außerordentlich schlechte Apfelernte des letzten Jahres haben viele Anbauer und Händler Obstflächen akquiriert und in die Umstellung auf Bio genommen. Das heißt, dass auch viel Umstellungsware in der Warengruppe Obst gehandelt wurde.

Die Kontrollstellen nehmen das zum Anlass zu prüfen, ob wir die Deklaration der Umstellungsware gemäß der Bio-Verordnung vornehmen. Bis zu unserer Biokontrolle hatten wir angenommen, alles richtig gemacht zu haben. „Hinweis auf Lieferschein, dass alle Umstellungsware mit kleingeschriebenen Verbandskürzeln gekennzeichnet ist! Die kleingeschriebenen Verbandskürzel werden dann über die Bnn-Datei richtig eingespielt.“

Doch falsch gedacht und nicht gewusst. Der BNN hat sich in einer Vereinbarung zum 09.01.2017 darauf geeinigt, die Umstellungsware mit einem „UW“ in der Spalte des Verbands zu kennzeichnen. Zu allem Überfluss haben das 2017 die Großhändler entweder vollständig, teilweise oder gar nicht umgesetzt. Die BNN-Großhändler (das sind alle außer Weiling, Denree, Naturkost Elkershausen und Appenweiher Frische) müssten diese Regelung 2018 anwenden. Das solltet Ihr bitte jeweils für Eure Großhändler prüfen. Die in der Klammer aufgeführten GH verwenden die Konvention wie gehabt. (Kennzeichnung der Umstellungsware mit kleingeschriebenen Verbandskennzeichen.)

Damit Ihr das jetzt alle richtig machen könnt, haben wir im Artikelmanager gebastelt und es möglich gemacht, die unterschiedlichen Umgangsweisen umzusetzen.

Alle Betriebe, die nur bei den in der o.g. Klammer stehenden Betrieben einkaufen, müssen nichts tun. Alle anderen sollten folgendes tun:

  1. PCG-Update machen.
  2. UW (in Umstellung auf Bio) Verbandskürzel bei den Verbänden im Artikelmanager anlegen.
  3. Auf dem Lieferschein vermerken, dass Umstellungsware mit UW gekennzeichnet ist.
  4. Im Einstellungsmodul >Artikelmanager>Vorgabeoptionen> diesen Haken setzenUmstellungsware

Das führt jetzt dazu, dass für die Infos, die von GH kommen, die sich an die Regelung halten, die Deklaration der Umstellungsware durch UW automatisch richtig erfolgt. Bei allen anderen GH, die sich an die alte Regelung halten (Verbandskürzel bei Umstellungsware kleingeschrieben) wird beim Einlesen der BNN-Datei das kleingeschriebenr Verbandskennzeichen in ein „UW“ umgewandelt.

Neue Waagen am PCG

Eine Erinnerung an diesen Artikel, verbunden mit einem Hinweis auf eine Sparmöglichkeit für Käufe der erwähnten Mettler Toledo Waage noch in 2018,  findet ihr im Kommentar dieses Artikels:

Schon seit Mai letzten Jahres besteht auch für Mettler-Toledo-Waagen die eichamtliche Zulassung für den Einsatz als PCG-Packstellenwaage.

Gegenüber den „alten“ Modellen und auch anderen Herstellern sind diese merklich schneller.  So haben wir spezielle Messreihen angelegt, um die durchschnittliche Zeit zu ermitteln, die die Waage benötigt um das Gewicht mit der Ruhestandskennung zu übertragen:

  • Söhnle  Typen CWE/20xx   ca. 1,8 Sekunden
  • Söhnle  Typen 30xx ca. 1,7 Sekunden
  • Söhnle Waagen Typ 37xx ca. 1,5 Sekunden
  • RADWAG Typ WTP ca. 1,7 Sekunden
  • Mettler Toledo Waagen Typ ICS ca. 1 Sekunde

Die ICS ist damit im Schnitt mindestens eine halbe Sekunde schneller pro Wiegevorgang und das bei geringerer Streuung des Mess-Ergebnisses. Bei 100 Aufträgen mit je 10 Artikel sind das schon mal 8 Minuten Zeitersparnis.

Wir haben wir für euch Sonderkonditionen bei Mettler Toledo ausgehandelt und geben Euch diese gern weiter! Genauere Informationen könnt Ihr gern von Ralf bekommen!

Quelle: MT WebShop