Schöner schreiben

Kürzlich sind neue Variablen hinzugekommen, die z.B. in Texten für Emails verwendet werden können. Variablen sind mit % umschlossene Begriffe, die beim Versand oder der Anzeige mit realen Werten ausgetauscht werden. So wird %Vorname% mit dem Vornamen der Empfängerin oder des angemeldeten Benutzers ausgetauscht, oder %Liefertag% mit dem (typischen) Wochentag der zugewiesenen Liefertour.

Manche Variablen können eine Nummer enthalten, und so z.B. auf einen Artikel verweisen: %Artikel.123.Bild% wird das Bild des Artikels mit der Nummer 123 einblenden und %Artikel.123.Preis% den Preis.

Die Liste der möglichen Variablen kann im PCG (z.B. in der Anschreibenverwaltung) oder im Shop bei der Eingabe von Textbausteinen oder der Inhalte abgerufen werden.

Übrigens können auch Textbausteine mit Variablen wiederum als Variable angesprochen werden: %ph.mailtrailer% würde den gleichnamigen Textbaustein einblenden.

Um den Umgang mit HTML zu vermeiden, akzeptieren mittlerweile viele Eingabefelder, bei denen Informationen für den Shop hinterlegt werden können, eine einfache Markierungssprache, wir nennen dies Wiki-Syntax. Mit wenigen Regeln kann so ein Text erstellt werden, der sowohl vom Menschen gut zu lesen ist, aber auch im Web-Umfeld passend formatiert werden kann: so wird z.B. __Fettschrift__ zu Fettschrift oder [https://pcgteam.eu|zum PCG-Team] wird ein HTML-Link zum PCG-Team.

Die Beschränkung auf wenige wichtige Formatierfunktionen verringert Fehlermöglichkeiten und erzeugt in den meist auch ein einheitlicheres Erscheinungsbild. Letzteres kann in Absprache mit dem Haus-Designer auch angepasst werden.

Durchgestrichene Preise

Ab und zu müssen wir hier mal über einige eher „unterbelichtete“ Funktionen berichten – dies sind Dinge, die mal mit großer Euphorie gewünscht und gebaut wurden,  aktuell selten im Einsatz sind, aber unserer Meinung nach mehr Anwendungs-Potential haben.

Die Darstellung durchgestrichener Preise ist so eine Funktion. In manchen Online-Shops wird dieses Feature etwas übertrieben eingesetzt – aber als „Anmacher“ scheint es zu funktionieren, ebenso wie ein solches Label in einem Ladengeschäft.

Diese Preisunterschiede von Hand zu pflegen ist allerdings aufwendig, sofern der Shop mehr als nur 100 Produkte hat. Gerade im Frischebereich wechseln Preise auf Tagesbasis, zumindest aber wöchentlich. Durch die elegenten Preispflegefunktionen im PCG kann das Shopsystem aber einige Techniken anbieten, die diese Anzeige weitgehend automatisieren.

Zur Wahl stehen „Anzeige wenn mindestens x% Unterschied“, „Anzeigen wenn mindestens y Unterschied“ oder „Anzeige nach Preisgrenze“. Die ersten zwei Optionen schlagen zu, wenn der Shop „merkt“ das sich der Preis zu einem kleineren Wert verändert hat – dazu werden diese Preise intern mitgeschrieben. Die letztere Option wiederum verwendet die Unterschiede im Preis, die sich aus den Wochen-Preisen der internen Preislisten ergeben.

Alle diese Optionen können kombiniert werden, so das die Peinlichkeit vermieden werden kann, stolz auf einen Cent Unterschied zu verweisen.  Um noch mehr Transparenz zu haben, gibt es im Adminbereich des Shops eine bersicht über die aktuelle Situation mit einer kompletten Liste aller hervorgehobenen Artikel.

Diese Funktion funktioniert in allen Shopmodellen. Also: Einschalten und laufen lassen, natürlich den Erfolg kontrollieren! Dazu gibts wederum das Tracking….

Großes PCG Anwenderteffen 2019

Ende Januar waren wir wieder in Schmerlenbach zum PCG Anwendertreffen versammelt! Und der große Raum war bis auf den letzten Platz besetzt. Schön, dass wir als PCG Team so viele bekannte und auch neue Gesichter begrüßen konnten.

Tagsüber wurden die Neuerungen im PC Gärtner vorgestellt. Dazu gehörten:

  • das Kommunikationsmodul
  • der Neubau der Packstelle
  • die Aktionsverwaltung

In der Beiratsrunde wurde unter Betriebsleiter*innen über künftige Neuerungen diskutiert. Diese Runde war auch offen für Interessierte. In einer parallelen Runde dazu konnten Fragen rund um den PC Gärtner gestellt werden.

Viel sehens- und hörenswertes war auch aus den Themenbereichen des PCG Universums dabei:

  • Es wurden die vielen Möglichkeiten besprochen, auf den Shop 2016 umzustellen. Für jede Betriebsgröße und jeden Geschmack sollte sich die passende Variante finden. Lasst Euch beraten.
  • Ausgiebig besprochen wurden auch Servicepakete für die Artikelpflege.
  • Zum Thema Online-Marketing hörten wir von John einen interessanten Vortrag, der an ein konkretes Angebot geknüpft war.
  • Wir haben auf die Schulungsangebote zum PC Gärtner in der Weiling Akademie hingewiesen. Bob schult zum Shop am 22. März (Coesfeld)/5. April (Lonsee) und Charly zum PCG am 21. März (Lonsee). Die Anmeldung bitte direkt bei Weiling!

Ja, und Abends haben wir gemütlich bei Wein, Bier und Knabbereien in der Kilian’s Bar zusammengesessen. Das Tagungszentrum hat uns wieder einmal verwöhnt und wir kommen in 2020 gerne wieder. Den Termin könnt Ihr schon notieren: 29. – 31. Januar 2020.

Tools für Mitarbeiter*innen

Vor allem für regelmäßige Termine im Büro- und Planungsalltag Eures Betriebes gibt es die Möglichkeit, Erinnerungen, Notizen und Aufgaben im PC Gärtner einzuschalten. Alle Funktionen dazu findet Ihr unter den Basismodulen unter „Hilfsmittel“.

Unter „Aufgaben“ kann es sich dabei um zeitlich gesteuerte Mitteilungen an genau den lieben Kollegen oder die Kollegin handeln, die mit einem ganz bestimmten Modul arbeiten und an einen wichtigen Punkt erinnert werden sollen. Oder es handelt sich um eine Aufgabe, die ein Protokoll erfordert wie z.B. das Protokoll für den Kühlraum.
Unter „Termine“ und „Notizen“ kann zwischen allgemeinen und privaten Terminen unterschieden werden.

So ist alles gut organisiert, auch wenn mal jemand im Urlaub oder krank ist bzw. wenn sich mehrere Mitarbeiter*innen gemeinsam um eine Aufgabe kümmern. Der Vorteil dieser elektronischen Erinnerung ist auch, dass kein Wind sie vom Schreibtisch wegpusten kann.

Touroptimierung mit dem PCG

Das Navigationsmodul des PC Gärtner dient dazu, die am Tag tatsächlich zu beliefernden Kunden in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Zusätzlich ist es eine notwendige Voraussetzung für die Nutzung der Driver App.

Die Reihenfolge kann von der für alle aktiven Adressen einer Tour korrekt gepflegten Sortierung durchaus abweichen. Das ist bedingt durch den Wegfall diesmal nicht zu beliefernder Kunden, weswegen an diesem Tag eine andere Reihenfolge kürzer oder schneller sein kann.
Deshalb kann im Navigationsmodul eine optimale Reihenfolge für die bestehenden Bestellungen ermittelt werden. So können erfahrungsgemäß unnötig gefahrene Kilometer vermieden und/oder eine deutliche Zeitersparnis erreicht werden.

Das Modul muss nach dem Bestellschluss und vor dem Packbeginn (bzw. dem Druck nach Reihenfolge sortierten Auswertungen) zum Einsatz kommen.
Die zu packenden Aufträge werden in die richtige Reihenfolge für die Lieferfahrt sortiert und erscheinen so sortiert sowohl im Packstellenmodul als auch in allen entsprechenden Auswertungen.

Tipp: Wird direkt in das Lieferfahrzeug geladen, sollte an der Packstelle die Packreihenfolge auf „rückwärts Packen“ gesetzt werden.

Mehr dazu gibt es in der Anleitung in der Dokumentationsplattform (nach Login).


PCG Webinare

Sind neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Betrieb, die sich gerade in die Funktionalität des PC Gärtner einarbeiten? Oder wollen erfahrene PCG Nutzer*innen sich verstärkt mit bestimmten Modulen beschäftigen?

Hier bieten sich die Aufzeichnungen unserer kürzlich gelaufenen Webinare an. Auf www.pcgaertner.de finden sich unter dem Punkt „Webinare Aufzeichnungen“ eine Liste und die einfache Bestellmöglichkeit der kostenpflichtigen Videos.

Die Webinare sind themenbezogen sortiert und zwar so:

  • Basisswebinare Ökobox 1 bis 5
  • Vertiefungswebinare Ökobox 1 bis 5
  • Webinare zur Buchhaltung und Auftragsbearbeitung 1 und 2
  • Webinare zum Artikelmanager 1 bis 5

PCG Webinar

Rechte für Mitarbeiterkonten im PCG

In ihrer täglichen Arbeit ist PC Gärtner Anwendern- und Anwenderinnen vertraut, dass es Nutzungsrechte für bestimmte Module des PCG gibt. Diese entscheiden darüber, welches Modul im PC Gärtner von welchem Mitarbeiter bzw. welcher Mitarbeiterin geöffnet werden darf.
Durch die DSGVO und auch auf Wunsch der Anwenderschaft ist diese Funktionalität jetzt erweitert worden. Zusätzlich zu den bisher existierenden Rollen bzw. Nutzungsrechten sind zwei weitere hinzugekommen, die bestimmte Bearbeitungsmöglichkeiten an einigen Stellen im PCG erlauben oder eben auch verhindern.

Die neue Funktionalität wurde zunächst hier implementiert:

  • das Bearbeiten der Verkaufsstellen im Artikelmanager,
  • der Bereich Liefertouren in den Ökobox Stammdaten,
  • das Verändern von Ökobox Auswertungen  und
  • der Bereich Vorschlagstypen des Wareneinkaufsmoduls.

Eine erste Übersicht und ausführliche Beschreibung inklusive einer detaillierten und ständig ergänzbaren Tabelle ist in der Modulreferenz der Mitarbeiterverwaltung enthalten.

Auch im PCG Forum wird aktuell auf das Thema hingewiesen.

Unterbrechungsfreie Stromversorgung

Aufgrund aktueller Supportfälle würde ich gern einen „Appell“ an unsere Anwender und Anwenderinnen richten, sich verantwortungsvoller um eine sinnvolle IT-Infrastruktur in ihrem Betrieb zu kümmern für den Fall, dass lokale Serverinstallationen verwendet werden.
Hintergrund sind mehrere Betriebe mit Datenfehlern nach einem Stromausfall, weil der Server keine unterbrechungsfreie Stromversorgung (sog. „USV„) hatte.

Hat der Betrieb zumindest eine USV für den Server, ist das Problem deutlich geringer und die Datenbank-Integrität bleibt in der Regel erhalten, als wenn gar keine Vorsorge getroffen wurde. Voraussetzung ist hier immer der Einsatz eines ADS-Servers.
Ob auch die Arbeitsstationen eine USV brauchen, muss auch entschieden werden. Wie schon gesagt: für den Server ist es am wichtigsten.

Wir möchten an dieser Stelle auch darauf hinweisen, dass solche Arbeiten (die mehrere Stunden umfassen können) nicht vom Service-Vertrag abgedeckt sind.

Monatliche Rechnung per Mail

Schon sehr lange können im PCG die automatisch erzeugten Lieferscheine per Pdf-Email an die Kunden übermittelt werden, statt sie ausgedruckt in die Kiste zu legen – und mittlerweile geht bei Kundenwunsch auch beides. Das hat sich sowohl aus betriebsökonomischer als auch aus ökologischer Sicht so gut bewährt, dass sich viele Betriebe die selbe Möglichkeit auch für die Kunden (meist Firmen) gewünscht haben, die zusätzlich zum Lieferschein auch eine Rechnung benötigen. Für die im Packstellen- oder Abrechnungsmodul gemeinsam mit den Lieferscheinen automatisch erzeugten Rechnungen haben wir das seit etwa anderthalb Jahren bereits umgesetzt, wobei die Rechnung bei Bedarf auch an eine im Kundenstammmodul separat einpflegbare Rechnungs-Emailadresse gehen kann.

Nun sind wir den nächsten Schritt gegangen und haben den gesammelten Emailversand auch für die im (großen oder kleinen) Kundenstamm erzeugten Rechnungen eingebaut – also typischerweise für die Monatszahler. Bei vielen Betrieben dürften dadurch nun eine ganze Anzahl monatlicher Kundentermine für den manuellen Emailversand der Monatsrechnungen überflüssig werden. „Monatliche Rechnung per Mail“ weiterlesen

Beirat

Schon zum PCG Anwendertreffen 2017 hatten wir beschlossen, einen Kundenbeirat zu etablieren. Das soll die Transparenz unserer Entscheidungen bzgl. der Entwicklungsschritte verbessern, eine Mitsprache zur Priorisierug ermöglichen, und natürlich erhoffen wir uns auch ein besseres Verständnis der Herausforderungen, denen unsere Anwender tagtäglich begegnen.

Aktuell haben wir neun AnwenderInnen, die ein gutes Spektrum unserer Kunden abbilden, wenn auch nicht optimal (Betriebsgröße, verwendete PCG-Module oder Shops).  Interesse? Weitere Mitglieder sind gern gesehen!

Seit ca. einem Jahr nun trifft sich diese illustre Truppe, meist einmal im Monat in einer Telefonkonferenz. Auch Anwender die nicht im Beirat sind können sich mit den Kollegen in Verbindung setzen. Obwohl wir vom PCG-Team aktuell die Beiratssitzungen  organisieren, ist dies ein Kundengremium welches sich zum Durchsetzen seiner Wünsche natürlich auch selbst organisieren kann.

Neben den offensichtlichen Themen wie den Programm-Funktionalitäten kommen auch viele Interna zur Sprache, von Qualitätsfragen über Priorisierung oder auch Personalangelegenheiten.

Aktuelle Themen waren und sind die Vorstellung der Support-Struktur im PCG Team, die Überarbeitung der Packstelle und Probleme und Umsetzung mit der DSGVO.

Eine kurze Vorstellung des Beirates findet sich auch im Dokumentationssystem.