Vorlagen, Emails, Textbausteine

Neu im PCG

Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen, aber auch die Abovorschau und Zahlungserinnerungen können jetzt im Kundenstamm über Anschreiben und Aktionsgruppen automatisch als Emails verschickt werden. Das macht ein PCG Update seit Februar 2022 möglich.

Lieferschein- und Rechnungsmails können außerdem bei der Abschlussbuchung und beim Erstellen von Rechnungen als Einzelmails statt als Dokumentenmails verschickt werden.

Vorlagen für die jeweiligen Dokumentypen erleichtern das Verwalten der Texte.

Alle Dokumente lassen sich auch automatisch verschicken, indem eine passende Aktionsgruppe angelegt, die Anschreibenvorlage für den Dokumentenversand zugeordnet und eine Autoserienfunktion mit passendem Jobtimer eingerichtet wird.

Textbausteine im Shop

Auch Textbausteine im Shop helfen wiederkehrende Informationen an einer Stelle zu pflegen. Diese können als Variable in Emails eingebaut werden, ebenso wie in Platzhalter-Positionen im Shopsystem oder im CMS.

Die Texte selber können wiederum Variablen enthalten (z.B. %Anrede%), z.B. um die Emails zu individualisieren.

Gesetzesänderung bei den Grundpreiseinheiten ab 28.05.2022

In PCG Programmversionen seit Februar 2022 steht die Einheit „100g“ nicht mehr als Grundpreiseinheit zur Verfügung. Beim Updaten des PCGärtners wurde beziehungsweise wird sie bei Artikeln, denen sie als Grundpreis zugeordnet war, durch die Einheit „1 kg“ ersetzt und entsprechend umgerechnet, um den Änderungen in der Preisangabenverordnung PAngV zum 28.05.2022 nachzukommen. Wenn bei einigen der Artikel als Grundpreiseinheit weiterhin „100g“ zugeordnet ist, empfehlen wir das Update des PCGärtners, statt die zugeordneten Grundpreiseinheiten manuell zu ändern.

Der gesetzlich in der Preisangabenverordnung vorgeschriebene Grundpreis soll Verbrauchern den Preisvergleich erleichtern, muss deutlich sichtbar dem Produkt zugeordnet sein, aber darf nicht größer dargestellt werden als der Verkaufspreis, und wird als Preis je Mengeneinheit einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile ausgezeichnet. Die üblichen Mengeneinheiten sind kg, Liter, Meter, Quadratmeter oder Stück. Die Angabe des Grundpreises ist nicht notwendig, wenn er identisch mit dem Endpreis ist, oder bei Mengen unter 10 g oder 10 ml.

Dieser Blogartikel ist nicht als Rechtsberatung zu verstehen. Für mehr und genauere Infos bitte selber im Netz suchen.

Privacy Shield ist nun richtig kaputt

Man könnte denken, es gibt nun wirklich Wichtigeres als über Datenschutz zu debattieren. Aber der aktuelle Krieg ist auch ein Informationskrieg – und auch da geht es darum, die richtigen Leute mit der richtigen (Fake-)Message zu adressieren. Und je mehr Spuren ich im Web hinterlasse, desto leichter bin ich adressierbar…ob ich damit auch manipulierbar bin sei dahingestellt. Und das ist nur ein Aspekt des Themas.

Mit der DSGVO hatte man sich in der Politik endlich konsequenter Gedanken über das Thema Privatsphäre gemacht. Zunächst ist zwar hauptsächlich der Cookie-Wahnsinn als Kollateralschaden hängen geblieben – aber es gibt grundsätzlichere Probleme, die von den Gerichten erst jetzt besprochen werden.

Programmierer sind faule Säcke

…oder zumindest sehr vom Zeitdruck geplagt. Und da nimmt man schon mal das Angebot der großen Firmen an, die mit einfachen Werkzeugen zur Besucheranalyse (z.B. Google Analytics), mit schicken Fonts auf schnellen Servern (Google Fonts), bequemen Werbemitteln (Google Ads, Facebook) oder schnell ladenden Videos (YouTube) locken. Auch Programmierbibliotheken, Landkarten, coole Grafiken…gar Cookie-Hinweise selber senden Daten an die jeweiligen Server. Und zwar ungefragt, direkt vom Browser des Besuchers, der ja eigentlich erwartet, dass seine Daten nur bei Euch landen.

Dann noch scheinheilig eine Cookie-Erlaubnis zu erfragen ist vor diesem Hintergrund nahezu dreist.

Privacy Shield

Nun ja, das Internet lebt nun mal von der Verknüpfung der verschiedenen Angebote, dem „Mesh“. In der EU haben wir uns da gedacht, sofern wenigstens alle Beteiligten in der EU sind, kann man denen wenigstens auf die Finger klopfen und kontrollieren, ob sie die ganzen Regeln der DSGVO (ja, Cookies kommen da nur am Rande drin vor!) eigentlich einhalten.

Leider sind aber nahezu alle der verlockenden Dienste nicht in der EU. Oft in den USA.

Die Idee war nun, einfach ein Abkommen zu schließen (den „Privacy Shield„). Im großen Ganzen ticken die Kollegen z.B. in den USA ja wie wir, also vertrauen wir uns gegenseitig. War ein guter Ansatz, allerdings reichte das Vertrauen nicht, um uns wirklich gegenseitig die gleichen Rechte einzuräumen, von Pflichten oder Strafandrohungen gar nicht zu reden. Das haben nun nach mühsamen Klagen auch die Gerichte festgestellt.

Mühsam auch deshalb, weil die Schuld eigentlich nur zum Teil bei den o.g. Anbietern liegt. Es fehlt an (europäischen) Alternativen und es gibt eine ziemliche Gleichgültigkeit bei der Masse der Internet-Nutzer , den Anbietern von Diensten (also Euch) und bei den Programmierern.

Disclaimer: 
a) ich bin selber Programmierer und manchmal faul. Aber verdiene auch beim "richtigen" Erstellen von Webseiten.
b) Wir bieten zumindest für Google Analytics eine DSGVO konforme faire Lösung an

Der Druck wird aber größer, deshalb hier nochmal der Hinweis:
Schaut Eure Webseite mal mit dem „Privacy-Auge“ an und beauftragt Euren WebDesigner, zumindest die Dinge zu richten, wo es einfache Lösungen gibt.

Es ist eigentlich ganz einfach: Wenn ich als Kunde etwas in meine Ökokiste packe, eine Lieferpause eintrage oder wissen will, was es Neues auf dem Hof gibt, erwarte ich schon, das Ihr mir über die Schulter schaut (ihr seht mich ja auch im Hofladen). Aber das dann automatisch G & F auch mit schauen, ist schon ein wenig übergriffig, oder?

Disclaimer/2: Auch ich schaue mit drauf, aber ich habe mit Euch einen DSGVO AV Vertrag - und kann bei Dummheiten deshalb auch von Euren Besuchern vor den Kadi gestellt werden.

PCG im Jahr 2031

Letztens sprach jemand über die ferne Zukunft … und klar, auch bei uns gibt dazu Pläne, die wir hier mal kurz anreißen möchten. Wir denken da sogar noch ein Jahr weiter 😉

Ökosystem

Mittlerweile hat sich ein doch umfangreiches Ökosystem um den PCG entwickelt. Wir glauben an Offenheit und Diversität der verschiedenen Akteure und wollen das weiter fördern. Das bringt häufig neue Ideen, verbesserte Umsetzung existierender Konzepte und Unabhängigkeit bei Entscheidungen. Die Modularität zwingt uns zu klaren, dokumentierten Schnittstellen, sichert aber gleichzeitig die Investitionen, da ein Modul ja auch einzeln austauschbar wird und die Gesamt-Komplexität begrenzt wird.

PCG, diverse Shop-Implementierungen, Driver, mittlerweile zwei Shop-Apps für Android und IOs, Apps für PCG Anwender, Exply Auswertungen, Fullfillment-Lösungen.

Organisation

Nach wie vor besteht der Kern des PCG-Team aus der PCG GmbH, Ökobox-Online und 360ff und vermutlich wird das (auch im obigen Sinne) auf weiteres so bleiben. Neben der Aufgabenverteilung besteht untereinander auch ein Backup für Notfälle, die Leute kennen sich ja eh recht gut.

Mitunter investieren wir auch gemeinsam in neue Projekte, wie PCG Live oder Rezepte-Datenbanken, was gerade auch die jungen Kollegen voran treiben.

Ein neues Ticket-System ist im Aufbau und soll unsere Support-Organisation verbessern und auch die Partner im Ökosystem besser einbinden.

Technik

Mit Corona wurde die Internet-Seite unserer Infrastruktur auf eine neue, skalierbare und trotzdem Energie-Effiziente Plattform umgebaut. Mit jedem Jahr planen wir weiterhin unsere Maßzahl Wh/Bestellung zu drücken.

Der PCG bekommt aktuell eine neue Basis, die das System für Windows11 und Nachfolger fit machen wird.

Das erwähnte PCG Live Projekt ergänzt den PCG für Anwender, die weniger Komplexität sowie individuell sehr angepasste Funktionalität benötigen oder z.B. in anderen Sprachen mit weniger Support auskommen müssen.


Das war der Weg nach vorn; hier mehr zur Geschichte.

Wissensangebote

Dieser Newsletter & Blog reiht sich ein in eine Liste vielfältiger Angebote für BetriebsinhaberInnen, Mitarbeitende, Entwickler, Interessierte sowie für Neu- und Schon-eine-Weile-PCG-Kunden, die sich weiterbilden wollen. Neue AbonnentInnen sind stets willkommen! Bitte weitersagen.

Auch der ÖQClub für Grundlagen, Trends & Tricks zu eurem Marketing-Setup (der nächste am Mi, 9. März ab 10:30 Uhr mit Anmeldung an ms@360ff.de) und der PCG Stammtisch (jeden 1. Freitag des Monats; der nächste ist am Fr, 1. April ab 10 Uhr) bieten sich dafür an. Der Zugangs-Link zum Stammtisch wird regelmäßig im Forum versendet.

Die Klassiker gibt es parallel natürlich auch immer: Live-Webinare, Aufzeichnungen von Webinaren, Präsenzseminare, offene Seminare, die Betriebe selber organisieren sowie das Anwendertreffen am Jahresanfang (je nach den Möglichkeiten in Präsenz, virtuell oder hybrid).
Im geschützten Rahmen gibt es zusätzlich noch das PCG Hilfesystem, das Trello zur Shop-Weiterentwicklung sowie das Forum. Ersteres wird laufend aktuell gehalten und in letzterem profitieren AnwenderInnen von Antworten aus der Community auf darin gestellte und möglicherweise knifflige oder leicht zu beantwortende Fragen der Arbeit mit dem PCG. Nutzt alle Möglichkeiten!

Sprecht uns an, wenn Ihr Ideen für neuen Formen der Wissensvermittlungen habt.

Logistik

Die Mehrzahl der Anwender unseres Systems hat eine eigene Logistik, was sich besonders in diesen Pandemiezeiten bewährt hat: nicht nur die Qualität ist in eigener Kontrolle, auch der Mangel an Kapazität lässt sich leichter disponieren. Darüberhinaus ergibt sich durch die eigenen Optimierungen typischerweise eine sehr effiziente (und CO2-arme) Zustellung.

Fahrräder, Drohnen

Aber natürlich können Dienstleister helfen, insbesondere wenn es um Stoßzeiten geht, oder um Spezialisten, z.B. Fahrrad-Kuriere in Innenstädten, (limitierte) Elektrofahrzeuge oder Drohnen-Lieferungen. Mitunter wird dies eine dauerhafte Zusammenarbeit, über die Hilfe in Stosszeiten hinaus.

Ok, eine Zusammenarbeit mit einem Drohnen-Zustelldienst können wir aktuell noch nicht vermelden, aber mit Fahrrad-Zustellern haben wir bereits einige Erfahrung. So ist es möglich, die entsprechenden Daten (Adressen, Gewichte, Boxenanzahl, Größen) in die IT der betreffenden Partner zu laden, meist nach erfolgtem Packvorgang. Je nachdem wie diese Partner ihre Fahrer organisiert haben, ist auch die Reihenfolge der Boxen beim Übergabepunkt wichtig, diese kann von der internen Optimierung abweichen.

Es kann sogar soweit gehen, dass die Partner bereits vor tatsächlichem Bestellschluss bzw. dem Packende eine Vorschau über die anstehenden Lieferungen bekommen – und daraufhin ihre Wunsch-Pack-Reihenfolge zurück ans System melden.

Neben der bisherigen manuellen Export-Möglichkeit der Touren aus der Warenwirtschaft gibts es mittlerweile mehrere IT Schnittstellen zu Logistik-Systemen, die im Transportbereich gängig sind. Dabei werden nicht nur Daten automatisiert gesendet, auch die Rückmeldung „ausgeliefert“ oder „in Zustellung“ kommt wieder zu uns ins System und kann die bekannten Kunden-Rückmeldungen (Email, SMS, Push) auslösen. Auch das nicht ganz triviale Pfand-Management wird immer besser und ist mitunter schon vollständig automatisiert.

Depots

Eine weitere mittlerweile häufiger verwendete Optimierungsidee sind Depots: neben den de-facto Depots der Kunden (Kunde A empfängt auch die Kisten von B und C) können dies auch die Marktstände oder befreundete Hofläden sein.

Ein Depot kann im System öffentlich -d.h. für jeden (Neu-)Kunden auswählbar – oder privat sein. Ein privates Depot wird typischerweise im ERP System zugewiesen, lässt sich aber auch durch einen Geheim-Code schützen, so das jemand mit dem Code dort seine Bestellung hinliefern lassen kann.

Der Geheim-Code ist mitunter auch der Schlüssel zu einem Zustell-System (z.B. Sesam-Boxen), dessen Stellplätze natürlich nur von berechtigten Kunden geöffnet werden sollen. Solcherart Systeme benötigen darüberhinaus eine Kapazitätsverwaltung, da Abos und Bestellungen in weiterer Zukunft diesen Platz ja reservieren.

Natürlich kann diese Kapazitätsangabe auch für jedes andere Depot sinnvoll sein. Ein Depot welches „voll“ ist steht dann nicht mehr für weitere Bestellungen zur Verfrügung.

Touren

Ein Kapazitätsmanagement ist auch für die Touren sinnvoll, um oben geschilderte Effizienz zu erreichen. Im System können dazu einige Werte hinterlegt werden, z.B. Anzahl Bestellungen oder maximal belieferbare Kunden. Bei sinnvoller Einstellungen der Kunden-Tourzuweisung füllen sich die Touren damit sozusagen „von selbst“.

Wie war ich?

Die Wege der Kunden sind unerforschlich …. oder jedenfalls schwer durchschaubar. Immer wieder gibt es Wochen, wo Anwender zurückfragen, ob wohl was mit dem Shop los war, z.B. weil es weniger Aufträge als erwartet gab. Aus Sicht unserer System-Überwachung sehen wir zwar wohl „globale“ Ereignisse, wie das Ende eines schönen Sommertages oder den Ansturm auf den Shop in einer Halbzeitpause. Auf Betriebsebene gibt es aber natürlich zu viele Einflussgrößen, von lokalen Ferienzeiten bis hin zu Werbeaktionen, so dass wir höchstens vergleichende Informationen liefern können.

Im Abrechnungsbereich des Shop-Admin-Bereichs ist eine kleine Grafik hinzugekommen:

In der unteren Zeile findet sich die durchschn. Entwicklung der Transaktionen aller anderen Anwender des Systems (> 140). Dieser Anwender war im April und Mai besser als der Durchschnitt.

Noch immer ist es nicht ganz einfach, betriebswirtschaftliche Zahlen mit dem Vorjahr zu vergleichen, die Sprünge der 1. Coronawelle in Deutschland aus dem März 2020 bringen aber nach wie vor einfache Reports durcheinander.

Im April 2021 gab es übrigens das erste Mal seit vielen Jahren einen Monat, in dem wir (als Anwendergemeinschaft? Als Branche? ) die Zahlen des Vorjahresmonats unterschritten haben – kein Wunder bei dem Anstieg letztes Jahr:

So wie 2019 sahen die Zuwächse in auch in den Jahren davor aus…

Bald gibt es auch neue Auswertemöglichkeiten im PCG, hier eine paar erste Bildschirmfotos:

App für den Ökobox-Online-Shop

Gastbeitrag von Jens Winkler.

Mit dem Wunsch, das Einkaufen für Kunden zu erleichtern, kam Marion Winkler vor gut einem Jahr auf mich zu. Der Gedanke war, es dies durch eine mobile App für Android und iOS zu ermöglichen.

Daraufhin entwickelte ich ein App, die nun seit gut drei Monaten zum Download bereitsteht.

Bisheriger Funktionsumfang der App:

  • Bestellung des kompletten Sortiments ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand
  • Verwalten von ABO-Artikeln
  • Verwalten der letzten Bestellungen bspw. Wiederbestellen
  • Automatische Push-Benachrichtigung mit Bestellerinnerung
  • Push-Benachrichtigungen über aktuelle Angebote, News oder Hinweise

Bisherige Erfahrungen und Rückmeldungen der Kunden zur App waren durchweg positiv. Auch die Geschäftsführerin von Wino Biolandbau, Marion Winkler, ist mit der Resonanz der App sehr zufrieden. Auch die Zahlen belegen dies: der Durchschnitts-Bon in der App ist rund 10 Prozent höher als bei allen Bestellungen.

Die App ist so aufgebaut, dass diese dem Corporate Design des jeweiligen Lieferbetriebes angepasst werden kann. Dadurch entsteht ein individueller Look der App.

Bei Interesse oder genaueren Infos zur App schreibt mir gerne eine Mail an jw@winkler-software.io oder ruft mich an unter 015141481681.

Die App greift auf die öffentlichen Schnittstellen der PCG Warenwirtschaft zu, die auch alle neueren Shops verwenden.

Incidencia

Bestellungen im März 2020. Die Spitzen sind jeweils der Sontag der Woche.

Für uns alle jährt sich im März der Monat des plötzlichen Umsatzwachstums, oft auch ein Jahr mit durchgehend 24×7 Arbeiten.

So schön das für’s Geschäft ist, ich glaube, wir hätten alle trotzdem gern auf diesen Bonus verzichtet.

Wie gehts weiter? Vielleicht sagen uns die „Inzidenzen“ etwas, hier mal nicht vom RKI, sondern aus dem Maschinenraum.

Oben: Inzidenzen vom RKI. Unten die Bestellungen/Änderrungen/Stornos. März 2020-Februar 2021

Zunächst mal erkennen wir, dass uns die erste Welle am meisten Zulauf gebracht hat; bedauerlicherweise hat sich die Welle ab Oktober nicht ebenso ausgewirkt.

Der relative Jahresverlauf hat sich nicht groß geändert: der März ist und je eh der stärkste Monat. In 2020 hat er jedoch die Skala nach oben verschoben. Die Einbrüche zu Ostern, die Sommerpause, der Jahreswechsel: sonst alles ist ähnlich. Lediglich der Peak vor Weihnachten zeigt, dass halt doch weniger weggefahren wurde.

Transaktionen der letzten Jahre, normalisiert auf die jeweils aktiven Systeme

Der Vergleich der letzten Jahre macht das Plus deutlich. Die Zuwächse der letzten Jahre konnten auch jeweils gehalten werden, das könnte bedeuten das der Markt trotz Corona wächst und lässt hoffen, dass da was bleibt.

Denn geblieben scheint der dauerhafte Zulauf von Neukunden auf deutlich höherem Niveau im Vergleich zu den letzten Jahren. Zwar stieg auch der Anteil der Kunden etwas, die doch nicht dauerhaft abbonnieren, aber das ist bei den Betrieben sehr verschieden: Anwender, die lange am Markt sind, profitieren meist überdurchschnittlich.

Oben: Adress-Prüfungen. Unten „erfolgreiche“ Neuanmelder. März 2019 bis Februar 2021

Viele Betriebe mussten zeitweise immer wieder Neukunden ablehnen; schön zu sehen an den „Adresschecks“ vor der Anmeldung, die offensichtlich oft zu „Leider voll!“-Touren geführt haben.

Nicht überraschend ist, dass die Tourplanung viel häufiger gebraucht und verwendet wurde. Mehr dazu hier:

Aufruf der Tourplanung, März 2019 bis Februar 2021

Eher verwundert der Sprung im Email-Aufkommen und offensichtlich wurden auch die Einstellungen im Shop viel häufiger dem Tagesgeschehen angepasst. Paypal hat auch gut mit uns verdient:

Oben: Paypal Transaktionen. Mitte: Einstellungsänderungen. Unten: Mailvolumen. März 2019 bis Februar 2021

Energie

Wh pro Bestellung, nach unserer eigenen Formel, die keinen Wahrheitsanspruch erhebt, aber uns einen Vergleich ermöglicht.

In dieser Zeit waren wir gezwungen, viel an der Infrastruktur umzubauen. Deshalb ging es auch immer wieder mal hoch mit den Werten (Anfang 2020 waren wir bei 0,3 Wh). Durch Optimierungen der Architektur sind wir schon im März 2021 wieder bei etwa 0,1 Wh. Den Wert werden wir in diesem Jahr auch mindestens halten, trotz vieler Feature-Pläne!

Mehr Statistiken habt Ihr im PCG oder im Admin-Bereich des Shops. Dort gibt es auch einfache anonyme Vergleiche mit anderen Anwendern (unter Status->KPI). Neu ist auch das Angebot von 360ff zu Auswertungen mit Exply.

PCG Anwendertreffen 2021

Wie auch die letzten Jahre wird unser PCG Anwendertreffen am Jahresanfang stattfinden. Wir rechnen sogar mit mehr Anmeldungen, denn wir kommen Euch sozusagen entgegen: Ihr schaltet Ihr Euch von Zuhause oder dem Büro online in die Themenblöcke, die Euch interessieren. Eine gewisse Anzahl an Anwender*innen wird (wenn alles gut geht) vor Ort im Tagungszentrum dabei sein können.

Über das Procedere hat bereits ein Forums-Beitrag informiert. Anmeldungen sind wie gehabt bei Andrea möglich! Zeitnah werden demnächst die Themenblöcke für das Treffen, das vom 03.-05. Februar 2021 stattfindet, veröffentlicht. Traditionell wird es am Mittwoch Abend den Rückblick und die Vorausschau auf unsere Aktivitäten geben.

Bitte nutzt diese digitale Form des Austauschs und der Schulung. Wenn wir in Vorjahren immer wieder Betriebe, die sich spät anmelden, vertrösten mussten, weil Raumgröße und Hotelbetten am Limit waren: in 2021 werden kaum Grenzen gesetzt sein. Das ist mal ein positiver Aspekt dieses ansonsten sehr besonderen Jahres 2020!

Hinter uns liegt dann ein in jeder Hinsicht ereignisreiches Jahr. Darauf sollten wir stolz sein und sehr optimistisch in die Zukunft schauen!