Enviando facturas mensuales vía mail

Los albaranes generados automáticamente en PCG podían transmitirse a los clientes por correo electrónico en formato PDF en lugar de imprimirlos y ponerlos en la caja, y ahora, si el cliente lo desea, ambas opciones son posibles. Esta eficiencia tanto económica como ecológica ha hecho que muchas compañías soliciten la misma opción para los clientes (en su mayoría empresas) que además del albarán requieren una factura. Las facturas generadas automáticamente en el centro de montaje o en el módulo de facturación se pueden enviar a un mail diferenciado en el módulo Maestro de clientes si es necesario.

Ahora hemos dado el siguiente paso y hemos integrado el envío del correo electrónico también para las facturas producidas en el Maestro de clientes, usualmente para los pagadores mensuales. Para muchas empresas, esto debería agilizar tareas mensuales de envío manual de facturas.

El manejo es bastante sencillo: tanto en el módulo Maestro de clientes como en la gestión de clientes del módulo Ecocesta puede seleccionar enviar el e-mail además de la impresión (o en el caso de «sólo el cliente seleccionado», alternativamente la vista previa de impresión) al emitir las facturas. De esta manera, los correos generados con la factura en pdf se registran y se adjuntan la próxima vez que se envían correos electrónicos de albarán de entrega, ya sea automática o manualmente.

Si hay un e-mail para facturas en el módulo Maestro de cliente, también se utiliza aquí, de lo contrario, el correo de factura se envía al e-mail normal del cliente.

Próximamente presentaremos una función del nuevo modelo de tienda con la que el cliente puede activar el envío vía e-mail de sus últimas facturas y/o albaranes directamente en la tienda.

Es bueno saberlo: Crear listas de facturas en PCG

En PCG las facturas se pueden imprimir en bloques como archivos PDF, incluso después de haber sido emitidas. Esto puede ser muy útil si el departamento de contabilidad lo necesita en este formato o si necesita ser archivado de esta manera.

En el módulo Maestro de Clientes -> Lista de Fras, puede buscar las facturas correspondientes.

En los Resultados de la evaluación, puede seleccionar si desea que una factura individual o todas las facturas seleccionadas se guarden como PDFs. También es posible exportar la lista de facturas como un archivo CSV.

Herramientas para el personal

Para citas regulares en la oficina y planificar la agenda de su negocio se pueden activar recordatorios, notas y tareas en el PC Garden. Las funciones se encuentran en los módulos básicos en la sección «Herramientas».

Con las «Tareas» se pueden enviar mensajes con día y hora determinados para un colega, por ejemplo, que trabaja con un módulo muy específico y que debe recordar un punto importante. O tal vez una tarea que requiere un protocolo, como podría ser la cámara frigorífica.
En «Citas» y «Notas» se puede diferenciar entre citas generales y privadas.

Así todo estará bien organizado, incluso estando de vacaciones o enfermo, o si varios empleados trabajan juntos en una tarea. Otra ventaja de estos recordatorios electrónicos es que no se volarán de nuestro escritorio 😉

Optimizar la ruta con PCG

El módulo de navegación de PC Gärtner está concebido para posicionar a los clientes a los que se suministrará en cada ruta, en un orden razonable. Además, es un requisito necesario para utilizar el Driver App.

La secuencia será distinta que si tomásemos en cuenta todas las direcciones activas de una ruta ya que se eliminan los clientes sin pedido para ese día, pudiendo ser más corta y/o más rápida.
Por lo tanto, en el módulo de navegación se puede determinar una secuencia óptima para los pedidos existentes. La experiencia ha demostrado que esto evita kilómetros recorridos innecesariamente y/o un importante ahorro de tiempo, sobre todo cuando trabajamos con repartos a domicilio.

El módulo debe emplearse tras el cierre de ventas y antes de comenzar el montaje (o después de imprimir las evaluaciones ordenadas según la secuencia).
Los pedidos se clasifican en la secuencia correcta para el reparto y, por tanto, aparecen clasificados tanto en el módulo de montaje como en todas las evaluaciones correspondientes.

Nota: Al cargar directamente en el vehículo de reparto, la secuencia en el centro de montaje debe ajustarse a «Embalar hacia atrás».

Encontrará más información en la plataforma de documentación (después de iniciar sesión; sólo en alemán).

Webinar PCG (Seminarios online)

¿Hay nuevos empleados en la empresa que empiezan a familiarizarse con el programa? ¿O quizás los usuarios experimentados quieren aprovechar más ciertos módulos?

Aquí están las grabaciones de nuestros webinars recientemente realizados (en alemán). En www.pcgaertner.de encontrará una lista en «Webinars Aufzeichnungen» y la forma más sencilla de adquirir vídeos de pago.

Los webinars están ordenados por temas:

  • Nivel básico de EcoCesta 1 a 5
  • Nivel avanzado de EcoCesta 1 a 5
  • Contabilidad y gestión de pedidos 1 y 2
  • Administrador de artículos 1 a 5

Derechos de acceso en las cuentas de empleados PCG

Hay distintos derechos de acceso para los usuarios del programa, los cuales determinan qué módulo puede ser abierto por qué empleado.

Esta funcionalidad ha sido ampliada por el RGPD y a petición de los usuarios. Además de los roles y derechos de uso previos, se han añadido dos más que permiten/impiden ciertas opciones de edición en determinados puntos del programa.

Las nuevas funciones se aplicaron inicialmente en:

  • la edición de puntos de venta en el Administrador de Artículos
  • las rutas de entrega en el Módulo Maestro de Ecocesta
  • la modificación de las Evaluaciones del Módulo Ecocesta y
  • en los tipos de propuestas del módulo Compras de mercancías.

Tanto en la wiki como en el Foro (ambos de momento en alemán) se muestran tablas con los derechos de acceso según el rol y las permisiones autorizadas.

Sistema de Alimentación Ininterrumpida (SAI)

Nos gustaría hacer un llamamiento a nuestros usuarios para que asuman más responsabilidad en su actividad en caso de usar servidores locales.

Lo advertimos ya que varias empresas tuvieron errores de datos después de un corte de electricidad porque el servidor no tenía un sistema de alimentación ininterrumpida (el llamado «SAI»).

Si la empresa tiene al menos un SAI para el servidor, el problema es significativamente menor y la integridad de la base de datos se mantiene normalmente. La premisa es siempre el uso de un servidor ADS.

También se debe decidir si los otros terminales de trabajo necesitan un SAI, aunque el más importante es el servidor.

Asimismo queríamos aclarar que dicho trabajo, que puede durar varias horas, no está cubierto por el Contrato de Servicio.

Comité asesor de usuarios

En la reunión de usuarios de PCG de 2017 decidimos crear un comité asesor formado por usuarios con el fin de mejorar la transparencia de nuestras decisiones acerca del desarrollo del programa, establecer prioridades y, por supuesto, comprender mejor los retos a los que se enfrentan nuestros usuarios.

Actualmente hay nueve usuarios en Alemania que representan un buen grupo de clientes, aunque no de forma óptima (tamaño de la empresa, módulos PCG utilizados o tiendas).  ¿Estaría interesado en unirse?

Este grupo se ha reunido durante un año, habitualmente una vez al mes por multiconferencia. Los usuarios que no están en el comité asesor también pueden ponerse en contacto con ellos. Aunque el equipo de PCG coordina estas reuniones, se trata de un comité de usuarios que, por supuesto, se pueden organizar de manera independiente.

Además de los temas que son evidentes como las funcionalidades del programa, también hay diversos temas internos que se abordan, desde cuestiones de calidad hasta establecer prioridades o cuestiones de la plantilla de trabajadores.

Los temas actuales son la presentación del equipo de PCG, la revisión de la estación de montaje y la implementación del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

Puede encontrar más información sobre el Comité Asesor en el Sistema de Documentación (en alemán).

Productos en conversión ecológica

Debido a algunas cosechas escasas, bastantes productores se han animado a producir en ecológico por lo que aumentó la oferta de alimentos en conversión a ecológico.

Las autoridades de control verifican si están debidamente marcados según la reglamentación de los productos ecológicos. Nosotros comprobábamos que en el albarán venían señalizados con abreviaturas que se importaban directamente en los Bnn. Desde enero de 2017, Bnn los marcaba en la columna de la Asociación, algunos mayoristas lo aplicaban pero otros no. Los mayoristas de Bnn (todos excepto Weiling, Denree, Naturkost Elkershausen y Appenweiher Frische que siguen anotándolo abreviado ) tendrían que aplicar este reglamento en 2018.

En PCG hemos adaptado el gestor de artículos para que automáticamente se marque esa mercancía como «en conversión» en ambos casos.

Tienda online – Traducciones y actualizaciones

Con la colaboración de Rakel, las traducciones al francés y español están siendo revisadas en las últimas semanas. Especialmente los textos para las nuevas funciones del programa, tanto en PCG, como en las tiendas online.
Los cambios en las tiendas online se activan inmediatamente, mientras que los del PCG requieren una actualización.

Por otro lado, PCG puede gestionar los datos (como artículos, categorías, etc.) en diferentes idiomas – ¡así que es posible gestionar la misma tienda en diferentes idiomas! Sólo cuando entran en juego otros precios o cálculos de costes se debe considerar una segunda tienda online (que puede ser gestionada por el mismo PCG) adaptando el diseño para el otro país… pero esto merece otro post 😉

En cualquier caso, nuestros usuarios pueden contactarnos si necesitan traducir textos del programa o de la página web 🙂