L’équipe PCG : Katja

Maintenant, il est temps pour Katja :

« J’étais paléontologue à l’origine mais j’ai viré à travers ma passion pour la cuisine, la photographie, le design, l’écriture et le potager bio. Ma première destination a été le Boßhammersch Hof, où j’ai pu participer à la mise en place de la nouvelle boutique en ligne de l’époque et, plus tard, à la conception du site web actuel. En outre, j’ai développé des paniers recettes, j’ai photographié des fruits et des légumes et j’ai jeté un coup d’œil sur le domaine des médias.

Depuis novembre 2018, je travaille pour 360ff UG, où je partage mon savoir-faire accumulé dans les domaines du contenu des médias sociaux, de la conception de la boutique en ligne, du marketing et des paniers recettes.

Les véritables valeurs du bio et surtout les produits bio de bonne qualité me tiennent à cœur. C’est pourquoi je me réjouis de travailler avec notre équipe pour développer le « meilleur » du secteur biologique en fonction de nos intérêts et de nos priorités respectifs ».

Virus dans la salle des machines

Le 15 mars quand nous avons pris conscience du problème, nous étions censés être capables de faire face à 3 ou 4 fois la charge de pointe, nous avons donc adopté une vision raisonnablement détendue du dimanche.

Mais ceci était une erreur. Les demandes de renseignements adressées à vos magasins ont explosé jusqu’à 20 fois !

Transaktion während Corona
Trafic

Ce week-end nous avons pu traiter avec succès de nombreuses transactions.

Transactions

Heureusement, « l’internet » a un peu ralenti l’accès à nos serveurs en raison d’une surcharge générale.

Néanmoins, plus de trafic ne signifie pas forcément plus de transactions (c’est-à-dire des actions dont vous et nous bénéficions). En moyenne, le doublement du nombre de transactions alourdit la charge des systèmes d’environ 3,5 fois.

En tant que machinistes dans la salle des machines, nous avons redémarré des serveurs 24 heures sur 24, nous les avons renouvelés et renforcés, et nous avons été surpris par les goulots d’étranglement qui se manifestaient constamment (ligne trop petite, mémoire RAM épuisée, disques durs pleins, trop de connexions à tel ou tel service, blocages des serveurs de messagerie dus à un trafic important, budget épuisé chez tel ou tel fournisseur de services…), erreurs intéressantes qui ne se produisent que sous une forte charge.

Dans le jours suivants, nous voulions rendre l’ensemble du système « élastique », c’est-à-dire de pouvoir mettre en marche des ressources suffisantes à sécurité intégrée (puissance de calcul, mémoire, capacité du réseau) en fonction des besoins. Malheureusement, cela ne peut pas être réalisé simplement par « plus d’ordinateurs », les demandes entrantes doivent être distribuées, les sessions doivent être gérées et les caches partagés (stockage intermédiaire) doivent être efficaces et rapides. Vos systèmes de gestion (PCG) doivent également avoir un accès rapide aux données.

Cet objectif est désormais achevé. Bien que nous (et nos collègues du centre de traitement des données) puissions contrôler la charge juste après le week-end, nous avons fait quelques erreurs ici et là en raison du grand nombre de correspondances, ce qui a entraîné des annulations de commandes sporadiques, des problèmes de connexion du PCG ou des images manquantes. Merci de votre patience ! Actuellement, le système fonctionne de manière très stable depuis quelques semaines, quelle que soit la charge totale. Nous avons vu près de 2000 transactions par heure avec des boutiques très rapides.

Nous sommes maintenant en train d’organiser les nouvelles idées qui ont émergé pendant cette période intensive – pas seulement les idées de la salle des machines, mais surtout les demandes de vos utilisateurs pour une meilleure gestion des nouveaux clients et des tournées. Les premières fonctionnalités, comme les listes d’attente spécifiques à chaque tournée, sont en cours et ont été mises en ligne après Pâques.

Une boutique en ligne alternative c’est possible maintenant avec Neos

Déjà vingt entreprises utilisent le système Neos avec un modèle intégré de Shop2016 comme site internet. Elles apprécient avant tout la rapidité d’utilisation, les composants SGC (CMS en anglais) adaptés à une compagnie de livraisons, et la maintenance autonome des contenus qui est simple et facile.

Il est désormais possible d’ajouter et d’activer très facilement des sites internet parallèles, qui sont personnalisées en fonction des besoins individuels d’un groupe de clients/clients potentiels. Cela pourrait être utilisé pour :

  • Entreprises, écoles, crèches
  • Magasin de la ferme
  • Offres de séminaires de cuisine
  • Formules de recettes
  • Appartements de vacances

et en général, pour tout ce qui va au-delà de l’offre d’une compagnie de livraisons.

Le Boßhammersch Hof, par exemple, dispose depuis janvier d’un site internet alternatif pour les paniers de bureaux. Sur www.bosshammersch-buero.de, les clients professionnels trouveront un menu adapté, juste les contenus pertinents pour les compagnies. Les clients peuvent ainsi se concentrer sur les articles et les informations dont ils ont besoin et sentir que leurs besoins individuels sont pris en charge, par exemple avec un interlocuteur fixe et personnel au service clientèle.

La nouvelle interface peut être mise en œuvre rapidement, car elle est créée parallèlement au site web existant et gérée facilement dans le système Neos. Le pool de médias du site principal est aussi disponible et le contenu peut être copié et collé. La possibilité de modifier le logo, le menu et la mise en page permet de personnaliser le nouveau site internet.
Par ailleurs, en adoptant le concept de présentation principale et les fonctions déjà connues des éléments de contenu, le client dispose d’une référence familière au site principal.

Bons d’achat

Un article du PCG peut être défini comme un bon d’achat. Avec cette fonction, l’article reste caché dans la boutique et ne sera pas sélectionnable, par contre il sera affiché s’il est, par exemple, dans une commande.

Ou, dans le cas du bon d’achat : il devient visible dès que le client saisit le code (secret ou pas si secret) du bon. Si des bons d’achat sont disponibles dans les données de l’article, la boutique affichera un champ de saisie correspondant dans le panier d’achat.

Un bon d’achat aura une valeur, saisie dans le module de Gestion de marchandises du PCG, et aussi des autres propriétés utiles des articles, par exemple une description ou un délai de commande spécifique.

Exemples des bons d’achat :

  • Offre de bienvenue : réduction de 5€ lors de votre première commande !
  • Pour les compagnies : un bon hebdomadaire pour offrir à votre meilleur équipe
  • Bon de remerciement : 10€ de remerciement pour avoir été notre client pendant un an
  • Geste commercial : 5 € lorsque vous venez chercher votre panier chez nous !
  • Bon avec délai : Utilisez ce bon de 5 € si vous commandez jusqu’à 12 heures ! Ou : Ce bon sera annulé s’il n’est pas utilisé avant vendredi.

Un bon d’achat ne peut être utilisé qu’une seule fois par client.

Pour faire connaître certains articles, vous pouvez les associer à de bons d’achat.

  • Encourager les abonnements : Spécial formules d’été : bon de 5 € pour chaque formule commandée en août !
  • Promotion croisée : votre code pour une formule smoothie : fitness – <ici le nom du centre de fitness>

C’est bon à savoir : Importation de virements bancaires

Une fonctionnalité du module Gestionnaire Clients doit être soulignée, à savoir la possibilité d’importer dans PCG le fichier CSV d’un logiciel comptable.

À cette fin, un dialogue est lancé dans le module Gestionnaire client sous « Importer virements », qui définit la structure du fichier en termes d’en-tête, de séparateurs et de masques. Le fichier CSV peut ensuite être vérifié, relié de manière semi-automatique et attribué aux numéros de clients et de factures correspondants. Plusieurs filtres tels que « déjà réglé » peuvent également être appliqués, ce qui permet d’obtenir rapidement une vue d’ensemble.

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Les différentes étapes sont disponibles dans le texte « Importer virements » dans la Wiki interne (en allemand)

Nouveautés de la boutique en ligne

Voici les nouveautés les plus intéressantes :

Recherche

Depuis quelque temps, les résultats de la recherche sont affichés après avoir trié les catégories de produits et le score de résultats. La nouveauté est la possibilité de présenter les résultats maintenant aussi selon la référence de l’article ou le tri des articles.

Aussi nous travaillons sur la fonctionnalité de la boutique avec des liens pratiques, par example vers la fenêtre des Pauses de livraison.

L’algorithme de recherche a été modifié pour mieux trouver les termes composés et les noms de produits avec des traits d’union.

Si un filtre est défini, par example selon l’origine de l’article, la recherche en tient également compte.

Commandes verrouillées, consultation dans la boutique

Depuis longtemps était prévu d’améliorer la présentation des commandes verrouillées (par exemple celles des fruits à l’école) ainsi que de permettre un accès en lecture dans la boutique en ligne.

Il est également possible de définir d’autres options, telles que la restriction des changements dans les formules. Ce dernier peut être paramétré globalement pour la boutique – mais cette fonction est plutôt destinée aux clients individuels (dans les paramètres des clients du PCG).

(Ce sont des nouveautés concernant le modèle Shop2016)

Le module de tâches dans le PCG

Protection des données – Changements (inattendus) de personnel – Optimisation des procédures

Encore une fois, nous voudrions souligner un point que considérons important :

  • Depuis 2018, le RGPD nous oblige à documenter les processus, par exemple pour rendre les aspects de protection des données vérifiables.
  • Cela présente également l’avantage que ces processus et tâches d’intégration des nouveaux employé.es sont déjà stockés dans le système, ce qui facilite le suivi des activités de l’entreprise à tout moment et la préservation du savoir-faire.
  • Les employé.es sont informés automatiquement et de manière régulière sur le PC qu’une tâche est en cours.

Quels exemples peut-on trouver dans la journée de travail ?
Par exemple, les différentes étapes de l’envoi de mails en série.

L’interaction de l’employé.e avec le logiciel devient plus efficace si, par exemple, de rares étapes qui ne peuvent pas être automatisés se classent comme des rendez-vous ou notes.

La gestion de tâches se trouve sous « Aide » dans le menu principal de PCG.

C’est bon à savoir : Recherches par numéro de commande ou de facture

Le module PanierBio est devenu une fonction plus riche : sous « Recherche ordre« , vous trouverez non seulement :

  • Recherche par numéro de caisse
  • Recherche par numéro de commande

Il est désormais possible de rechercher par numéro de facture, ce qui permet de répondre rapidement aux questions des clients.

Liste d’achat pour les employé.es de la ferme

Le module « Magasin à la ferme » fournit également l’application « Liste d’achats« , spécialement conçue pour les fermiers ou les employés.

Les notes en papier qui autrement traîneraient dans le magasin près de la caisse et devraient être tapées séparément sont désormais obsolètes.
Les habitants et les employé.es de la ferme sont normalement inscrit.es dans le gestionnaire des clients et sont coché.es d’une manière spéciale « Client de la ferme ». En outre, un code PIN est requis dans les données de l’employé.e.

Dans cette application, vous pouvez ensuite rechercher des articles spécifiques ou les articles que vous avez achetés jusqu’à présent. Bien entendu, le lecteur de codes-barres peut également être utilisé, ainsi rien d’important pour le dîner n’est oublié.

S’il n’y a pas de connexion, il est toujours possible de continuer à faire des achats hors ligne temporairement. Lorsque la connexion sera rétablie, les achats seront validés.

Inventaire-App

Nous vous rappelons cette application si utile pour les inventaires à la fin de l’année, par example. Elle est fonctionnelle depuis quelques mois.

Elle fonctionne indépendamment du réseau Windows et du WLAN, donc vous pouvez l’utiliser sans problème dans la chambre froide. Les nombres décimaux dans l’inventaire sont possibles.

Les tablettes Windows et les appareils basés sur Android peuvent généralement être utilisés à cette fin.