Rencontre PCG 2021

Comme les années précédentes, notre rencontre des utilisateurs du PCG aura lieu au début de l’année. Nous attendons même de nouvelles inscriptions, car vous tous êtes les bienvenu.e.s : vous pouvez vous connecter depuis votre domicile ou votre bureau vers les thèmes qui vous intéressent. Un certain nombre d’utilisateurs pourront assister à la réunion (si tout va bien).

L’inscription est possible avec Andrea, comme d’habitude ! Les thèmes et prix de la rencontre, qui aura lieu du 03 au 05 février 2021, seront publiés prochainement. Le mercredi soir il y aura un bilan du développement du logiciel à l’avenir et un aperçu de nos activités, offert gratuitement pour les compagnies qui utilisent le PCG.

Veuillez utiliser cette modalité d’échange et de formation orientée vers le futur. Si les années précédentes nous étions limités parce que la capacité des chambres d’hôtel était insuffisante, en 2021, il n’y aura pratiquement plus de limites. C’est un aspect positif de cette année 2020, par ailleurs très spéciale !

C’est bon à savoir : Importation de virements bancaires

Une fonctionnalité du module Gestionnaire Clients doit être soulignée, à savoir la possibilité d’importer dans PCG le fichier CSV d’un logiciel comptable.

À cette fin, un dialogue est lancé dans le module Gestionnaire client sous « Importer virements », qui définit la structure du fichier en termes d’en-tête, de séparateurs et de masques. Le fichier CSV peut ensuite être vérifié, relié de manière semi-automatique et attribué aux numéros de clients et de factures correspondants. Plusieurs filtres tels que « déjà réglé » peuvent également être appliqués, ce qui permet d’obtenir rapidement une vue d’ensemble.

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Les différentes étapes sont disponibles dans le texte « Importer virements » dans la Wiki interne (en allemand)

Le module de tâches dans le PCG

Protection des données – Changements (inattendus) de personnel – Optimisation des procédures

Encore une fois, nous voudrions souligner un point que considérons important :

  • Depuis 2018, le RGPD nous oblige à documenter les processus, par exemple pour rendre les aspects de protection des données vérifiables.
  • Cela présente également l’avantage que ces processus et tâches d’intégration des nouveaux employé.es sont déjà stockés dans le système, ce qui facilite le suivi des activités de l’entreprise à tout moment et la préservation du savoir-faire.
  • Les employé.es sont informés automatiquement et de manière régulière sur le PC qu’une tâche est en cours.

Quels exemples peut-on trouver dans la journée de travail ?
Par exemple, les différentes étapes de l’envoi de mails en série.

L’interaction de l’employé.e avec le logiciel devient plus efficace si, par exemple, de rares étapes qui ne peuvent pas être automatisés se classent comme des rendez-vous ou notes.

La gestion de tâches se trouve sous « Aide » dans le menu principal de PCG.

C’est bon à savoir : Recherches par numéro de commande ou de facture

Le module PanierBio est devenu une fonction plus riche : sous « Recherche ordre« , vous trouverez non seulement :

  • Recherche par numéro de caisse
  • Recherche par numéro de commande

Il est désormais possible de rechercher par numéro de facture, ce qui permet de répondre rapidement aux questions des clients.

Liste d’achat pour les employé.es de la ferme

Le module « Magasin à la ferme » fournit également l’application « Liste d’achats« , spécialement conçue pour les fermiers ou les employés.

Les notes en papier qui autrement traîneraient dans le magasin près de la caisse et devraient être tapées séparément sont désormais obsolètes.
Les habitants et les employé.es de la ferme sont normalement inscrit.es dans le gestionnaire des clients et sont coché.es d’une manière spéciale « Client de la ferme ». En outre, un code PIN est requis dans les données de l’employé.e.

Dans cette application, vous pouvez ensuite rechercher des articles spécifiques ou les articles que vous avez achetés jusqu’à présent. Bien entendu, le lecteur de codes-barres peut également être utilisé, ainsi rien d’important pour le dîner n’est oublié.

S’il n’y a pas de connexion, il est toujours possible de continuer à faire des achats hors ligne temporairement. Lorsque la connexion sera rétablie, les achats seront validés.

Inventaire-App

Nous vous rappelons cette application si utile pour les inventaires à la fin de l’année, par example. Elle est fonctionnelle depuis quelques mois.

Elle fonctionne indépendamment du réseau Windows et du WLAN, donc vous pouvez l’utiliser sans problème dans la chambre froide. Les nombres décimaux dans l’inventaire sont possibles.

Les tablettes Windows et les appareils basés sur Android peuvent généralement être utilisés à cette fin.

Envoi de la facture mensuelle par mail

Les bons de livraison générés automatiquement dans PCG pouvaient être transmis aux clients par e-mail en format PDF au lieu de les imprimer et de les mettre dans la caisse, et maintenant, si le client le souhaite, les deux options sont possibles. Cette efficacité économique et écologique a conduit de nombreuses entreprises à demander la même option pour les clients (principalement des entreprises) qui, en plus du bon de livraison, demandent une facture. Les factures générées automatiquement dans le poste d’emballage ou dans le module de facturation peuvent être envoyées à un mail différencié dans le module Gestionnaire clients si nécessaire.

Maintenant, nous avons intégré l’envoi de courriels également pour les factures générées au Gestionnaire clients, généralement pour les payeurs mensuels. Pour de nombreuses entreprises, cela devrait accélérer les tâches de facturation manuelle mensuelle.

Le traitement est très simple : aussi bien dans le module Gestionnaire clients que dans la gestion des clients du module Panier bio, vous pouvez choisir d’envoyer l’e-mail en plus de l’impression (ou, dans le cas de « seulement le client sélectionné », l’aperçu avant impression) lors de l’émission des factures. De cette façon, les courriels générés avec la facture pdf sont enregistrés et mis en pièce jointe la prochaine fois que les courriels du bon de livraison sont envoyés, soit automatiquement, soit manuellement.

S’il existe un e-mail pour les factures dans le module Gestionnaire clients, il est également utilisé ici, sinon, le mail de facture est envoyé à l’e-mail normal du client.

Bientôt nous présenterons une fonction du nouveau modèle de magasin avec lequel le client peut activer l’envoi par e-mail de ses dernières factures et/ou bons de livraison directement dans la boutique en ligne.

C’est bon à savoir : Créer des listes de factures dans PCG

Les factures peuvent être imprimées en blocs comme fichiers PDF dans le PCG, même après leur établissement. Cela peut se révéler très utile si le département comptable en a besoin sous ce format ou si elles doivent être archivées de cette façon.

Dans le module Gestionnaire Clients -> Listes des factures, vous pouvez rechercher les factures correspondantes.

Dans les Résultats de l’évaluation, vous pouvez ensuite choisir si une seule facture ou toutes les factures sélectionnées doivent être sauvegardées comme PDF. Il est également possible d’exporter la liste des factures sous forme de fichier CSV.

Outils pour le personnel

Principalement pour les rendez-vous réguliers au bureau et la planification de la vie quotidienne de votre société, il est possible d’activer des rappels, des notes et des tâches dans le PC Garden.

Dans la section « Tâches », il y a des messages chronométrables qui peuvent s’adresser exactement au cher collègue qui travaille avec un module très spécifique et à qui il faut rappeler un point important. Ou peut-être une tâche qui nécessite un protocole, par exemple le protocole pour la chambre froide.
Pour les « Rendez-vous » et les « Notes », vous pouvez différencier entre général et privé.

Ainsi, tout sera bien organisé, même si quelqu’un est en vacances ou malade, ou si plusieurs employés travaillent ensemble sur une tâche. Autre avantage de ce rappel électronique est qu’il peut pas s’envoler.

Optimisation des tournées avec PCG

Le module de navigation de PC Garden est conçu pour positionner dans un ordre logique les clients qui seront livrés un jour déterminé. Et c’est nécessaire avant d’utiliser l’application Driver App.

La séquence peut différer du tri correspondant à toutes les adresses actives d’une tournée. Ceci est dû à l’élimination des clients non livrés cette fois-ci, de sorte que la séquence peut être plus courte ou plus rapide ce jour-là.
Alors, une séquence optimisée pour les commandes existantes peut être déterminée dans le module de navigation. L’expérience a montré que cela permet d’éviter des kilométrages inutiles et/ou gagner du temps, surtout quand on travaille avec livraison à domicile.

Le module doit être utilisé après la clôture des ventes et avant commencer l’emballage (ou après l’impression des évaluations).
Les commandes à emballer sont triées dans la séquence correcte pour la livraison et apparaissent ainsi triées à la fois dans le module d’emballage et dans toutes les évaluations correspondantes.

Remarque : Lors du chargement dans le véhicule de livraison, la séquence d’emballage au centre d’emballage doit être réglée sur « Emballer à l’envers ».

Vous trouverez plus d’informations dans notre plate-forme de documentation (après login ; en allemand pour l’instant).